Um die Infektionszahlen durch das Corona-Virus zu senken, haben viele Firmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office geschickt. Heutzutage eigentlich kein Problem, denn Konferenzen können mithilfe von praktischen Video-Tools wie Zoom oder Skype abgehalten werden. Schwierig wird es jedoch, wenn man durch das Geschrei der Kinder im Hintergrund abgelenkt wird oder wegen einer schlechten Internetverbindung überhaupt nicht vernünftig am Meeting teilnehmen kann. Zusätzlich können virtuelle Konferenzen als eine Einladung zum Multitasking verstanden werden und am Ende führen zwei Leute ein Gespräch und der Rest der Kollegen ist mit der Aufmerksamkeit ganz woanders. Damit das nicht passiert, haben wir vier Tipps für eine gelungene Videokonferenz zusammengestellt.

Auch im virtuellen Meeting für eine persönliche Atmosphäre sorgen

Nutze Video-Tools und sorge dafür, dass alle Teilnehmer die Webcam einschalten. Dadurch wird eine persönlichere Atmosphäre geschaffen und die Teilnehmer machen eher mit. Dennoch sollte es die Möglichkeit geben, sich mit dem Telefon einzuwählen, falls die Video-Funktion die Internetverbindung zu sehr belastet.

 

Ziele und Regeln definieren

Um die vorhandene Zeit optimal zu nutzen, ist es sinnvoll, vorher klare Ziele und Regeln für das Meeting festzulegen. Verwendet eine Tagesordnung für eine übersichtliche Struktur und benennt gegebenenfalls einen Sitzungsleiter. Damit aus dem Meeting konkrete Ergebnisse hervorgehen, solltet Ihr darauf achten, auch die nächsten Planungsschritte inklusive Deadlines zu benennen.

 

Vorträge auf ein Minimum reduzieren

Ein Meeting ist eine Gelegenheit, miteinander zu diskutieren und keine One-Man-Show. Anstelle von langen Vorträgen einzelner Personen können die Hintergrundinformationen zum Thema vorher an alle geschickt werden, sodass man sich im Meeting auf das Wesentliche konzentrieren kann. Das spart Zeit und erhöht die Produktivität.

 

Jeder Teilnehmer gestaltet die Videokonferenz mit

Es kann allerdings nur diskutiert werden, wenn sich alle Teilnehmer einbringen. Gerade für etwas introvertiertere Kollegen ist das eine Herausforderung. Beginnt das Meeting mit etwas Small-Talk und tauscht Euch miteinander über die aktuelle Situation aus. Während des Meetings kann die Meinung zu einem Thema mithilfe von Online-Umfragen eingeholt werden. Spätestens zum Abschluss sollte man jeden Teilnehmer noch einmal einzeln ansprechen, damit niemand außen vor bleibt. Bei größeren Runden kann man alternativ eine Fragerunde machen. Einige Tools haben dafür eine spezielle „Hand heben“-Funktion. Probiert es doch einmal aus.

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