Gründungsratgeber

Aufbau und Ablauforganisation – Organisation im Griff

Veröffentlicht am 18 Jul 2016
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Unternehmen sollten zu jeder Zeit gut strukturiert sein. Dies ist wichtig für das wirtschaftliche Arbeiten der Geschäftsleitung und aller Mitarbeiter. Wer die Aufbau und Ablauforganisation im Griff hat, sichert sich damit einen wichtigen Erfolgsbaustein. Außerdem kann so das Unternehmen besser nach außen präsentieren – beispielsweise bei Investoren- bzw. Bankgesprächen.

Aufbau und Ablauforganisation: wichtige Teile der Unternehmensorganisation

Die Aufbau und Ablauforganisation ist in gewisser Hinsicht das Gerüst des Unternehmens. Nach den Vorgaben, die hier festgelegt werden, sollte sich jedes Rädchen im Getriebe der Organisation drehen. Ob in einem kleinen Betrieb oder in einem großen Konzern: sowohl die Hierarchien und Entscheidungsstrukturen als auch die Schritte, die jeden Prozess bestimmen, können hier genau definiert werden. Die Aufbau und Ablauforganisation unterscheiden sich durch mehrere Merkmale, beispielsweise dadurch, dass die Aufbauorganisation ein eher statisches Konstrukt ist, wohingegen die Ablauforganisation sich auf dynamische Prozesse fokussiert.

Das ist bei der Aufbauorganisation zu beachten

Wenn Unternehmensberater und andere Unternehmensprofis über die Aufbau und Ablauforganisation sprechen, dann stehen die Abläufe oft an der ersten Stelle. Hier geht es um das hierarchische Gerüst innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Die wichtigste Aufgabe bei den Organisationsstrukturen ist es, Aufgaben und Personen bzw. Aufgaben und Sachmittel organisatorisch miteinander zu verbinden. Die Kernfrage lautet: „Wer ist im Unternehmen mit welchen Aufgabenbereichen betraut und mit welchen Mitteln arbeitet derjenige“. Darüber hinaus geht es in diesem Bereich der Aufbau und Ablauforganisation um die Weisungsbefugnisse innerhalb des Unternehmens. Bei der Planung der Unternehmensorganisation sind grundsätzlich die Bedürfnisse von drei Interessengruppen zu berücksichtigen: die der Kunden, die des Unternehmens und die der Mitarbeiter.

Diese Rolle spielen Abläufe

Auch die Ablauforganisation gehört in das Themenumfeld „Aufbau und Ablauforganisation“. In diesem Bereich werden die Prozesse innerhalb des Unternehmens betrachtet. Dabei spielen folgende Faktoren eine Rolle und müssen in den Planungsprozess einbezogen werden:

  • Räumliche Faktoren inklusive der Logistik
  • die zeitliche Komponente: Was wird wann wo benötigt?
  • Planung geeigneter und ausreichender Sachmittel
  • Zuordnung von Personen zu bestimmten Aufgabenstellungen

So wird die Aufbau und Ablauforganisation sehr praktisch und eng an der Unternehmensrealität geplant. Darüber hinaus werden in der Regel die folgenden Ziele berücksichtigt, um die Prozesse korrekt und effizient zu planen:

  • Erreichen einer maximalen Auslastung der Kapazitäten (z.B. um Produktionsmaschinen sehr wirtschaftlich betreiben zu können)
  • Reduzierung von Wartezeiten (auch Verteilzeiten, Leerzeiten)
  • Steigerung der Qualität trotz oder aufgrund veränderter Prozesse (Optimierung steht im Vordergrund)
  • Sicherung der Zuverlässigkeit bei der Erbringung einer Dienstleistung oder bei der Lieferung eines Produkts
  • Reduzierung unnötiger Aufwendungen, zum Beispiel Vermeidung hoher Lagerkosten durch eine just-in-time-Produktion

Es ist üblich, die Prozesse für ein Unternehmen zunächst so zu planen, wie es in der Branche üblich ist oder wie es der eigenen Einschätzung und Erfahrung entspricht. Anschließend laufen die Prozesse nach dem festgelegten Schema und sollten während der Unternehmenstätigkeit im Blick behalten und bezüglich ihrer Wirksamkeit analysiert werden. Die Prozesse zu optimieren und insofern immer weiter an der Ablauforganisation zu feilen, ist eine der wichtigsten Aufgaben der Unternehmensleitung. Häufig wird sie auch in Unternehmensbereichen wie Organisation oder Qualitätsmanagement angesiedelt. Eine enge Verbindung zwischen einer solchen Stabsstelle und der Leitung des Unternehmens ist absolut sinnvoll.

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Schon in der Gründungsphase aktiv werden: Aufbau und Ablauforganisation im Businessplan

Viele Gründer sind in der ersten Phase ihres Unternehmens so sehr mit ihrem Produkt und mit ihren ersten Kunden beschäftigt, dass sie sich kaum oder gar keine Zeit für organisatorische Fragen nehmen. Das Problem an einer solchen Vorgehensweise tritt allerdings oft sehr drastisch zutage, wenn das Unternehmen schon einige Zeit besteht. Fehlt dann die Aufbau und Ablauforganisation komplett oder ist nicht an alles gedacht worden, können schwerwiegende wirtschaftliche Schäden entstehen. So können beispielsweise gegensätzliche Entscheidungen getroffen werden, weil mehrere Führungskräfte mit der gleichen Weisungsbefugnis ausgestattet sind. Damit das Chaos gar nicht erst seinen Lauf nehmen kann, sollten Gründer viel Wert auf eine gute Aufbau und Ablauforganisation legen. Dies ist auch wichtig für den Businessplan, der ohnehin oft während der Gründungsphase erstellt wird. Ist das organisatorische Konzept stimmig und beweist schon auf dem Papier, dass es funktionieren kann, hat dies auch Auswirkungen auf die Finanzierungsbereitschaft großer Investoren, der Banken, von Privatpersonen aus der Crowd und vielen weiteren. Ein wichtiger Tipp für Gründer: Sowohl die Ablauf- als auch die Aufbauorganisation lassen sich besonders anschaulich über einfache Grafiken bzw. Flussdiagramme darstellen. Dies zeigt auf den ersten Blick, wie die Prozesse ablaufen sollen bzw. wer welche Aufgabe im Unternehmen er übernimmt und welche Position er einnimmt. Bei Präsentationen zur Geschäftsidee machen sich solche sinnvoll illustrierenden Elemente zu den Organisationsstrukturen besonders gut.