Die Handelsregistereintragung hat in Deutschland einen hohen Stellenwert. Es handelt sich bei dem Register um ein öffentliches Verzeichnis, in das Informationen über Kaufleute und Gesellschaften im Bereich eines bestimmten Registergerichts eingetragen werden. Seit 2007 wird das Handelsregister ausschließlich elektronisch geführt, zuvor waren auch Bücher und Akten im Einsatz. Bei vielen Unternehmensformen ist sie notwendig, damit die Gründung tatsächlich in Kraft tritt. Zudem gibt es wichtige Ereignisse, die eine Eintragung erforderlich machen – zum Beispiel die Aufnahme neuer Gesellschafter oder die Erteilung von Prokura. Gründer sollten sich spätestens nach der Entscheidung für eine Gesellschaftsform darüber informieren, welche Eintragungspflichten damit verbunden sind.
Diese Angaben werden im Gründungsfall vermerkt
Eine Handelsregistereintragung ist nicht für jedes Unternehmen notwendig. Wenn Sie beispielsweise als freiberuflicher Grafiker tätig sein möchten oder gemeinsam mit einem Kollegen eine GbR gründen, müssen Sie dazu nicht das Registergericht aufsuchen. Es kann in diesem Fall lediglich wichtig sein, das Finanzamt zu informieren und/oder ein Gewerbe beim Gewerbeamt anzumelden. Während die Handelsregistereintragung nicht für Freiberufler und Kleingewerbetreibende vorgeschrieben ist, müssen sich einige Gesellschaften zwingend eintragen lassen. Zu diesen gehören unter anderem die OHG (Offene Handelsgesellschaft), die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) und die AG (Aktengesellschaft). Auch eine weitere Faustregel sollten Sie sich merken: In das Handelsregister gehören prinzipiell die Unternehmen, für deren Betrieb ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ erforderlich ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das auf Ihr Unternehmen oder auf Ihr künftiges Unternehmen zutrifft, können Sie sich beim Registergericht informieren. Sicherlich kann man Ihnen dort einen Ansprechpartner nennen und Auskunft darüber geben, was die Handelsregistereintrag kosten wird. Neben der Gesellschaftsform sind auch die wirtschaftlichen Eckdaten wie z.B. Jahresumsatz, Anzahl der Geschäftsvorfälle etc. maßgeblich. Bei einem Handelsregistereintrag zur Gründung werden folgende Details vermerkt:
- Firma (der Name des Unternehmens)
- Rechtsform
- Sitz der Gesellschaft / Geschäftsanschrift
- Niederlassungen mit Anschrift
- Unternehmensgegenstand
- Zur Vertretung berechtigte Personen (je nach Gesellschaft Geschäftsführer, Prokuristen etc.)
- Grundkapital bzw. Stammkapital
Wichtig zu wissen: Wenn Sie die Eintragung in das Handelsregister beantragt haben, diese aber noch nicht erfolgt ist, erhält Ihr Unternehmensname einen entsprechenden, kennzeichnenden Zusatz. Wenn Sie beispielsweise eine GmbH gründen, lautet der Name in der Übergangszeit „GmbH in Gründung“.
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Handelsregistereintragung – auch für bestehende Unternehmen wichtig
Die Handelsregistereintragung soll Dritten dazu dienen, sich einen Überblick über das Unternehmen zu verschaffen (z.B. über einen Handesregisterauszug). Es ist daher nur folgerichtig, dass nicht nur bei der Gründung eine Eintragung vorgenommen wird. Auch wenn sich im Laufe der Unternehmenstätigkeit gravierende Veränderungen im Unternehmen ergeben, müssen diese dem Amtsgericht mitgeteilt und dann über eine Handelsregistereintragung vermerkt werden. In der Regel müssen Sie nicht selbst zum Amtsgericht bzw. zum Registergericht gehen, wenn ein solcher Fall eingetreten ist. Häufig können Sie sich auch an ein Notariat Ihres Vertrauens wenden. Dort weisen Sie sich aus und geben die erforderlichen Unterlagen – zum Beispiel den Vertrag zur Aufnahme neuer Gesellschafter – ab. Der Notar kann dann alle weiteren Schritte für Sie übernehmen, sodass Sie schließlich vom Amtsgericht informiert werden, sobald der Vorgang abgeschlossen und die Eintragung erfolgt ist.
Der Registeraufbau
Selbstverständlich müssen Sie die Handelsregistereintragung nicht eigenhändig vornehmen, sondern sich lediglich an das Gericht wenden, welches die Eintragung für Sie übernimmt. Dennoch ist es wichtig zu wissen, dass das Handelsregister aus zwei Teilen besteht. In die Abteilung B werden ausschließlich Kapitalgesellschaften eingetragen. Alle weiteren Gesellschaften finden sich in der Abteilung A wieder. Wenn Sie das Dokument erhalten, in dem Ihre neue Handelsregistereintragung bestätigt wird, finden Sie darin in der Regel auch Ihre sogenannte Handelsregisternummer vor. Diese wird eindeutig im Bereich Ihres Amts- bzw. Registergerichts vergeben. An dem Buchstaben, der neben den beiden Buchstaben „HR“ (für Handelsregister) steht, erkennen Sie den Eintragungsort im Register. Die Eintragungen in der Abteilung A führen zu einer „HRA-Nummer“, die Eintragungen in die Abteilung B zu einer „HRB-Nummer“.