Gründungsratgeber

Handelsregister – was Unternehmer wissen sollten

Veröffentlicht am 01 Jun 2016
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Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem bestimmte Kaufleute und Unternehmen nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) eingetragen werden. Handelsregister werden heute in digitaler Form geführt und sind jeweils einem bestimmten geografischen Bereich zugeordnet. Wer ein Unternehmen gründet, sollte über die Grundzüge dieses wichtigen Verzeichnisses Bescheid wissen und auch die eigenen Pflichten kennen, die mit diesem Register in Verbindung stehen.
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Wer führt das Handelsregister?

Das Handelsregister in Deutschland wird öffentlich und nach EU-Richtlinien und dem HGB der Bundesrepublik elektronisch geführt. Hier werden Gesellschaften und Kaufleute eingetragen. Außerdem kann man beim Handelsregister Einsicht in die dort gespeicherten Dokumente einfordern, sodass die dort hinterlegten Informationen für alle zugänglich und einsehbar sind.
Das Handelsregister wird in der Stadt geführt, in der Ihr Unternehmen sitzt. Zuständig hierfür ist das jeweilige Gericht, welches in seiner Funktion als Amtsgericht zum Einsatz kommt. Für eine Eintragung im Handelsregister ist jeweils der zuständige Rechtspfleger oder Richter verantwortlich. Die bürokratischen Maßnahmen, welche dabei notwendig sind, werden allerdings auch von anderen Beschäftigten des Amtsgerichts bzw. des Registergerichts unterstützt. Sobald eine Eintragung im Handelsregister in Deutschland erfolgt, wird diese durch das Internet veröffentlicht und so für alle sichtbar. Bevor diese einheitliche Regelung 2008 getroffen wurde, fand die Veröffentlichung in gedruckten Medien statt, wobei insbesondere die Tageszeitung am Ort der Eintragung als Publikations-Medium genutzt wurde. Es ist heutzutage sogar möglich, nach den Eintragungen im Registerportal der gesamten deutschen Bundesländer zu suchen.
Das Handelsregister soll, von Amtsgerichten geführt, eine Schutzfunktion einnehmen. Zudem soll er Kontrolle bieten und publizieren. Um diesen Funktionen gerecht zu werden, kann jede Person einen Ausdruck bzw. Handelsregisterauszug über vorhandene Eintragungen einfordern. Auch online können die gesamten Daten der Bundesrepublik abgerufen werden. Ein Handelsregisterauszug, ob online oder nicht, ist aber in jedem Fall kostenpflichtig. Auch für jede normale Eintragung oder Änderung im Handelsregister muss Geld bezahlt werden.

Wie ist das Handelsregister aufgebaut?

Das Handelsregister hat zwei Abteilungen, welche die verschiedenen Rechtsformen enthalten. Abteilung A bzw. HRA und Abteilung B bzw. HRB. In HRA werden Personengesellschaften, Einzelunternehmen und rechtsfähige Vereine eingetragen, im HRB findet man Kapitalgesellschaften.
Will man etwas neu im Handelsregister eintragen, so kann dies nur in elektronischer Form erfolgen. Außerdem müssen alle Daten zuvor beglaubigt werden. Dies gilt nicht nur für neue Eintragungen, sondern auch für Änderungen oder Löschungen aus dem Handelsregister. Eine solche Eintragung erfolgt normalerweise auf Antrag. Sollten Sie bzw. Ihre Firma eine Eintragung, welche vorgegeben ist, unterlassen, drohen Ihnen hohe Geldstrafen.
Es gibt im Handelsregister allerdings nicht nur Eintragungen; es ist auch möglich, wichtige oder informative Unterlagen zu den jeweiligen Firmen einzusehen, die zum Beispiel die Gesellschafterliste beinhalten können.
Die Eintragungen sind teilweise konstitutiv, teilweise deklaratorisch. Ist eine Handelsregistereintragung konstitutiv, so erhält das Eingetragene erst durch die Eintragung seine Rechtswirkung. Eine deklaratorische Eintragung besitzt schon zuvor Rechtswirkung und wird durch die Eintragung ins Handelsregister lediglich bestätigt.

Was wird in das Handelsregister eingetragen?

Da in das Handelsregister sehr viele und verschiedene Informationen eingetragen werden, unterscheidet man zur Vereinfachung zwischen eintragungspflichtig, eintragungsfähig und nicht eintragungsfähig. Was eingetragen werden muss oder soll wird vom GmbHG, AktG und HGB vorgegeben.

Eintragungspflichtige Tatsachen müssen, wie der Name schon sagt, laut Gesetz in das Handelsregister eingetragen werden. Bei Nichterfüllung wird das Unternehmen bestraft. Beispiele hierfür sind Anmeldung, Name, Sitz, Geschäftsführung, Jahresabschlüsse oder Prokura des Unternehmens. Auch eine Eventuelle Insolvenz oder Löschung der Firma muss eingetragen werden.

Eintragungsfähige Tatsachen sind solche, die für gewöhnlich nicht unter Zwang eingetragen werden müssen, die jedoch eingetragen werden können. Hierfür muss allerdings ein Grund bestehen, welcher durch das Amtsgericht geprüft und bestätigt wird, bevor eine Eintragung ins Handelsregister erfolgt. Solche eintragungsfähigen Tatsachen sind eher selten.

Nicht eintragungsfähige Tatsachen sind Dinge, die für den Handelsverkehr unbedeutend sind und an denen das Handelsregister deshalb kein Interesse hat.

Als Selbstständiger müssen Sie sich nicht unbedingt im Handelsregister eintragen lassen. Die Pflicht zur Eintragung entfällt, wenn Ihr Unternehmen keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert. Auch wenn Sie als Gründer nur ein sogenanntes Kleingewerbe betreiben, hat das Handelsregister für Sie keine Relevanz. Besteht die Pflicht zur Eintragung im Handelsregister, so müssen Sie sowohl bei der Gründung als auch bei diversen Veränderungen aktiv werden und diese ins Handelsregister eintragen lassen, sofern diese eintragungspflichtig sind. Nach einer erstmaligen Gründung müssen folgende Eckdaten ins Handelsregister eingetragen werden, welche bei Änderungen ergänzt werden:

  • rechtlich gültiger Name Ihres Unternehmens
  • Sitz und Geschäftsanschrift des Betriebs
  • Eventuelle Niederlassung(en) plus Anschrift
  • Unternehmensgegenstand
  • Vertretungsberechtigte Personen (Geschäftsführer, Gesellschafter, Prokuristen, Vorstand)
  • Rechtsform
  • Stammkapital bzw. Grundkapital des Unternehmens
  • Mitglieder oder Kommanditisten (je nach Gesellschaftsform)

Wann muss eine Eintragung im Handelsregister geändert werden?

Nicht nur bei der Gründung eines Unternehmens ist das Handelsregister wichtig für Sie, sofern Sie eine Kapitalgesellschaft oder einen anderen handelsregisterpflichtigen Betrieb führen. Weitere Anlässe, eine Änderung bzw. eine zusätzliche Eintragung beim Register vornehmen zu lassen, sind beispielsweise die folgenden:

  • Erlöschen einer Firma
  • Einleitung einer Prokura
  • Erlöschen einer Prokura
  • Anmeldung von Liquidatoren (z.B. bei Auflösung einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
  • Erhöhung des Stammkapitals
  • Änderung der Satzung
  • Verlegung des Sitzes der Gesellschaft
  • Änderungen im Vorstand
  • Aktueller Jahresabschluss

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Was zu tun ist, wenn Sie einen Handelsregisterauszug benötigen

Es kommt im unternehmerischen Alltag immer wieder vor, dass Betriebe aufgefordert werden, ein Handelsregisterauszug zur Verfügung zu stellen, dem Daten zu ihrem Unternehmen entnommen werden können. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn Sie sich als Neukunde bei einem anderen Unternehmen anmelden möchten und sich als Gewerbebetrieb ausweisen müssen. Aber auch beim Abschließen wichtiger Rechtsgeschäfte – zum Beispiel bei Kreditverträgen und anderen Bankangelegenheiten – kann ein Auszug aus dem Handelsregister gefordert sein. In diesen Fällen können Sie den Handelsregisterauszug verwenden, den Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens vom Amtsgericht bzw. Registergericht erhalten haben. Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt einen aktuellen Handelsregisterauszug benötigen, können Sie beim zuständigen Registergericht einen Ausdruck anfordern. Wichtig zu wissen ist hierbei, dass nicht nur Sie selbst einen Auszug aus dem Handelsregister für Ihr Unternehmen anfordern können, sondern das jeder ohne Angabe eines Grundes auch Ihre Daten ansehen darf; Ihr Handelsregisterauszug ist also nicht geheim oder geschützt.
Seit einigen Jahren werden Informationen aus dem Handelsregister durch das Unternehmensregister zentral zur Verfügung gestellt. Wie das Handelsregister ist auch das Unternehmensregister eine öffentlich zugängliche Plattform, die verschiedene Angaben enthält. Neben dem Handelsregister sind ebenfalls Partnerschaftsregister und Genossenschaftsregister durch das Unternehmensregister abrufbar, wobei das Partnerschaftsregister die Angaben über Rechtsverhältnisse von Partnerschaften führt und das Genossenschaftsregister Informationen zu den Rechtsverhältnissen von Genossenschaften speichert. Das Unternehmensregister beherbergt also alle Gewerbe, weshalb auch Umwandlungen von Rechtsformen hier eingetragen werden. Außerdem finden sich auch Insolvenzverfahren und Handelsregisterbekanntmachungen, sowie Veröffentlichungen  im elektronischen Bundesanzeiger im Unternehmensregister. Der elektronische Bundesanzeiger ist ein Bekanntmachungsorgan der deutschen Bundesbehörden. Die Website des Unternehmensregisters dient als Datenbank und zur Recherche. Es soll Gläubiger schützen, da diese Informationen zu Schuldnern frei abrufen können und die Suche nach Daten erleichtern. Man kann zwar eine Art Handelsregisterauszug entnehmen; allerdings handelt es sich dabei nicht um einen wirklichen Handelsregisterauszug: im Gegensatz zum Handelsregister besteht für die Eintragungen zu Unternehmen im Unternehmensregister allerdings kein Vertrauensschutz. Auf einen kostenpflichtigen Auszug aus dem Handelsregister kann also trotzdem nicht verzichtet werden; der Unternehmensregister ist trotzdem sehr nützlich, wenn Sie mehr über Firmen herausfinden möchten, an denen Sie interessiert sind.

Handelsregister: rechtliche Basis

Während die Regelungen zur Führung eines Handelsregisters für deutsche Unternehmen in früheren Zeiten alleine auf der Handelsregisterverordnung der deutschen Gesetzgebung (HGB) basierten, kommen heute auch internationale Gesetze und Regelungen zum Tragen. Besonders relevant ist eine EU-Verordnung, welche seit dem Jahr 2007 besteht. Diese besagt, dass das Handelsregister in elektronischer Form geführt werden soll. Seither ist das auch in Deutschland der Fall. Auch viele mit dem Handelsregister verwandte Vorgänge werden in elektronischer Form vorgenommen, wie zum Beispiel die Anmeldungen und auch Anträge über Auskünfte rund um das Handelsregister. Hierzu werden bestimmte elektronische Kommunikations- und Informationssysteme verwendet, die man „E-Justice“ nennt.