Die Buchhaltung und die Buchführung werden häufig synonym verwendet. Auch wenn diese beiden Begrifflichkeiten in einem engen Zusammenhang stehen, sind sie nicht gleichbedeutend. Bei der Buchhaltung handelt es sich um eine Organisationseinheit innerhalb des Unternehmens, die für die Buchführung zuständig ist. D. h., bei der Buchführung handelt es sich um die Tätigkeit bzw. die Methodik selbst. Als Teil des Rechnungswesens ist die Hauptaufgabe bei der Buchführung die ordnungsgemäße Analyse, Dokumentation und Gruppierung aller Geschäftsvorfälle, die das Vermögen betreffen wie z. B. Einnahmen und Ausgaben, Einkäufe, Abschreibungen, Kredite oder Lohnkosten.
Die Aufzeichnung muss vollständig, sachlich und zeitlich geordnet (chronologisch) erfolgen und durch Belege transparent nachvollzogen werden können – an dieser Stelle gilt als Grundlagen der Buchhaltung der Satz „keine Buchung ohne Beleg“. Die Buchführung bietet die Basis für Gewinnermittlung und den Jahresabschluss sowie für die Besteuerung des Finanzamtes. Aus diesem Grund ist die kaufmännische Buchführung neben der Kostenrechnung, der Vergleichsrechnungen und der Planung ein wesentlicher Faktor des Rechnungswesens. Lesen Sie hier mehr über die Grundlagen der Buchführung.
Aufgaben und Ziele der Buchführung
Die Hauptaufgabe der Buchführung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens liegt in der zahlenmäßigen, strukturierten Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen. Sie gewährleistet mit der Zusammenführung aller relevanten Kennzahlen einen Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens hinsichtlich des Vermögens, der Liquiditätssituation und letztendlich der Profitabilität. Ziel der Buchführung ist die Nachvollziehbarkeit aller vermögensrelevanter Vorgänge und das Aufzeigen von Kapital- und Schuldenverhältnis, die die Basis für Statistiken und die weitere Planung im Unternehmen bilden. Damit ist sie nicht nur relevante Informationsquelle für interne Unternehmensentscheidungen, sondern auch für Gläubiger und die Steuererhebung durch das Finanzamt. Aufgrund einzuhaltender Fristen bei Forderungen und Verbindlichkeiten und um einen aktuellen Überblick zu erhalten, gehört es zu den Grundlagen der Buchführung, diese zeitnah zu erledigen.
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Teilbereiche der Buchhaltung
Das Aufgabenspektrum der Buchhaltung lässt sich in verschiedene Bereiche unterteilen. Als wichtigster Bestandteil gilt die sogenannte Finanzbuchhaltung (FiBu), die im Wesentlichen die Bilanzierung und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) beinhaltet und zu den Grundlagen der Buchführung gehört. Zu den Aufgaben dieses Feldes gehören u.a. die Ermittlung der Schulden- sowie Vermögensbestände, der Bestandsveränderung, des Erfolges und der innerbetrieblichen Leistungen. Aus diesen Kennwerten leiten sich daraufhin beispielsweise Preiskalkulationen, Statistiken und auch die Umsatzsteuervoranmeldung ab. Für den Nachweis jeglicher Kennzahlen müssen alle Belege und Rechnungen vollständig und systematisch gesammelt werden. Auch Barzahlungen werden erfasst und in das Kassenbuch eingetragen. Darüber hinaus kann die Erfassung des Geldflusses in einem Wareneingangs- und Warenausgangsbuch festgehalten werden, in denen die Eingangsrechnungen von Lieferanten (Kreditoren) bzw. die Ausgangsrechnungen an Kunden (Debitoren) gesammelt werden.
An diesen Teilbereich schließen sich nahtlos die Kreditorenbuchhaltung und die Debitorenbuchhaltung an. Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich mit den Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Lieferanten und bearbeitet die eingehenden Rechnungen. Die wichtigste Aufgabe liegt darin, die finanziellen Verpflichtungen fristgerecht einzuzahlen und die Beziehung somit zu den Lieferanten und externen Anbietern zu pflegen.
Den Gegenpol zu diesem Teilbereich der Buchhaltung bildet die Debitorenbuchhaltung, die die finanziellen Ansprüche an Kunden überwacht. Hier wird mithilfe von Saldenlisten festgehalten und regelmäßig überprüft, wer dem Unternehmen welche Geldbeträge schuldet.
In Bezug auf die Anlagen, die Güter und die Produkte eines Unternehmens überwacht die Buchhaltung innerhalb der Anlagenbuchhaltung das Anlagevermögen der Firma. Sie kümmert sich um die Verwaltung und Abschreibung langlebiger Vermögensgegenstände wie z. B. Gebäude und Grundstücke, Maschinen, Werkzeuge oder Lizenzen. Sie bewertet die Zugänge und Abgänge des Anlagevermögens, um dem Unternehmen die Entscheidung zwischen Reparatur und Neuanschaffung zu ermöglichen.
Eine ebenfalls wichtige Form der Buchhaltung ist die Bilanzbuchhaltung (BiBu), die sich mit den Kennzahlen aller Teilbereiche beschäftigt und sie innerhalb einer umfassenden Bilanz und dem Jahresabschluss zusammenträgt. Durch diese Zusammenfassung können entscheidende Aussagen über den Erfolg des Unternehmens gemacht werden. Die Bilanz bzw. der Jahresabschluss klärt nicht nur über die Rentabilität im Sinne der Informationsfunktion auf, sondern bildet zusätzlich die rechnerischen Grundlagen der Buchführung für die Steuerzahlungen und zukünftige operative Entscheidungen.
In diese Gesamtrechnung fließen weitere Zahlen aus Bereichen wie der Lohnbuchhaltung, die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Energiebuchhaltung ein, die an dieser Stelle nicht weiter erläutert werden.
Systeme der Buchführung
Zur Bewältigung der Aufgaben in der Buchführung werden verschiedene Systeme innerhalb der Buchhaltung angewendet. Dazu zählt zum einen die Bestandsaufnahme durch eine Inventur, die als Basis für die Bilanz dient. Die Bilanz errechnet sich wiederum aus dem Vermögen (Aktiva) und den Schulden (Passiva) und muss zu Beginn bzw. zum Ende eines jeden Geschäftsjahres aufgestellt werden. Im Detail lassen sich die Aktiva als Vermögen beschreiben, das sich aus dem Anlagevermögen und dem Umlaufvermögen definiert. Das Anlagevermögen sind Vermögensgegenstände, die dem Betrieb dauerhaft dienen, wie etwa den Maschinen oder der dauerhaft genutzten Software. Das Umlaufvermögen hingegen beschreibt kurzfristige Vermögensgegenstände wie Vorräte oder Forderungen von Lieferanten. Die Berechnung der Passiva erfolgt durch das Eigenkapital und das Fremdkapital (z. B. Kredite von Lieferanten). Ein weiteres Vorgehen innerhalb der Buchführung ist die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und der damit im Zusammenhang stehende Jahresabschluss.
Verschiedene Buchungsformen
Bei den Grundlagen der Buchführung werden zwei Prinzipien unterschieden: die einfache Buchführung anhand der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und die doppelte Buchführung. Die einfache Buchführung ist für alle Freiberufler, landwirtschaftliche Betriebe und Gewerbetreibende mit einem Umsatz von < 600.000 € und einem Gewinn von < 60.000 € obligatorisch. Innerhalb dieser Buchungsform werden die Zu- und Abgänge in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Der Erfolg ermittelt sich anhand einer Gegenüberstellung des anfänglichen Vermögens und dem Vermögenswert am Ende der Rechnungsperiode. Die detaillierte Aufführung über Anwendungen und Erträge bleibt bei dieser Buchungsform jedoch aus.
Die doppelte Buchführung, auch Doppik genannt, erfasst hingegen das gesamte Vermögen mit Kapitalherkunft (Aktiva), die Schulden mit Kapitalverwendung (Passiva) und dessen Veränderungen. Sie ist somit deutlich umfassender und aufwendiger in der Erstellung – häufig übernehmen Steuerberater oder Buchhalter diese Aufgabe. Kaufleute und Gewerbetreibende mit einem Umsatz von > 600.000 € und einem Gewinn von > 60.000 €/ Jahr sowie KG, OHG, AG und GmbH müssen eine solche Bilanz statt einer einfachen EÜR aufführen. Freiberufler und Kleinunternehmer sind nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet, sollten ihre Einnahmen und Ausgaben dennoch auch für den eigenen Überblick transparent auflisten. Der Unterschied zur einfachen Buchführung ist die Aufteilung in zwei Konten: dem Soll- und dem Haben-Konto, die Geschäftsvorfälle mit jeweiligen Belegen doppelt erfassen. Die strengere Aufzeichnungspflicht sichert die rechnerische Richtigkeit der Ergebnisse auf doppelte Weise, da sowohl Bilanz als auch die Erfolgsrechnung gefordert sind. Jeder Geschäftsvorfall hat wird zweifach gebucht – eine Soll- und eine Habenbuchung. Während sich bei den Aktivkonten die Vermögenszunahmen auf der Sollseite und die Vermögensabnahmen auf der Habenseite auswirken, zeigen sich bei den Schuldkonten und dem Eigenkapitalkonto (Passivseite) die Zunahmen im Haben und die Abnahmen im Soll.
Verschiedene Bücher
Die Aufzeichnung und Organisation geschäftsrelevanter Kennzahlen erfolgt in verschiedene Bücher. Für die Grundlagen der Buchführung sind an dieser Stelle das Grundbuch und das Hauptbuch zu nennen. Das Grundbuch, auch Journal genannt, ordnet alle Geschäftsvorfälle chronologisch mit einer Laufnummer, dem Datum, dem Betrag, Verweis auf Belege, Erklärungen und dem Soll- und Habenkonto. Es enthält Buchungsanweisungen für die Übertragung in das Hauptbuch, das die Geschäftsvorfälle auf Sachkonten erfasst und die Basis für die Bilanz und die GuV darstellt. Der Abschluss des Hauptbuches ist für den Jahresabschluss wichtig. Weitere Nebenbücher können dazu dienen, das Hauptbuchkonto näher zu beschreiben oder explizite Infos zu Debitoren- oder Kreditorenbuchungen zu geben. Gängige Zusatzbücher sind in diesem Zusammenhang beispielsweise das Warenbuch oder das Kassenbuch.