Gründungsratgeber
So schreiben Sie eine ordnungsgemäße Rechnung

Rechnung schreiben: Pflichtangaben & Musterrechnung

Veröffentlicht am 01 Dez 2016

Als Selbstständiger haben Sie die Pflicht, nach erbrachter Leistung oder dem Verkauf eines Produkts eine Rechnung zu schreiben und diese an den Käufer auszuhändigen. Diese gilt als Beleg für die Buchung und ist ein Grundsatz korrekter Buchführung. Die Rechnung darf auf elektronischem oder schriftlichem Wege übermittelt werden. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt den Pflichtinhalt einer Rechnung. Wenn Sie eine Rechnung schreiben möchten, können Sie sich im folgenden über den Inhalt informieren oder die Rechnungsvorlage nutzen.

Rechnung – Pflichtangaben

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss laut § 14 UStG alle folgenden Pflichtangaben enthalten:

  • Ersteller: Ihr Name und Ihre Anschrift.
  • Empfänger: Name und Anschrift des Kunden.
  • Rechnungsbetrag: Nettobetrag inklusive Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag. Kleinunternehmer weisen auf die Steuerbefreiung hin.
  • Ausstellungsdatum.
  • Objekt der Rechnung: Sie müssen angeben, für welche Leistung oder für welches Produkt die Rechnung gestellt wird.
  • Leistungserbringung: Monat, in dem die Leistung erbracht wurde.
  • Rechnungsnummer: Jede Rechnung bekommt eine individuelle Rechnungsnummer. Diese darf jeweils nur einmal genutzt werden und dient der Identifizierung des Auftrags.
  • Steuernummer: Die Steuernummer wird Ihnen vom Finanzamt erteilt. Bei Handel innerhalb des europäischen Auslands geben Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an.
  • Rabatte und Skonto: Wenn nicht bereits im Rechnungsbetrag berücksichtigt, werden vereinbarte Rabatte aufgeführt. Besteht die Option auf ein Skonto, gehört diese ebenfalls in die Rechnung.

Rechnung: Muster zum Download

Sie können für Ihre Rechnung unsere Vorlage benutzen, welche die wichtigsten Inhalte einer ordnungsgemäßen Rechnung enthält. Außerdem gibt die Musterrechnung Ihnen eine mögliche Anordnung und Gestaltung der Rechnung vor. Natürlich können Sie alle Inhalte mit aufnehmen, die Ihnen auf Ihrer Rechnung sinnvoll erscheinen. Sollten Sie Inhalte entfernen, achten Sie jedoch darauf, alle Pflichtangaben anzugeben.

Hier finden Sie unser Rechnungsmuster (PDF).

Was Sie außerdem beachten sollten, wenn Sie eine Rechnung schreiben

Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Erst nach Ablauf dieser Frist dürfen Sie die Rechnung vernichten. Wird die Rechnung an ein anderes Unternehmen gestellt, muss die Ausstellung 6 Monate nach Erbringung der Leistung erfolgen. Die Ausstellung an Privatkunden ist an keine bestimmte Frist gebunden. Es ist immer ratsam, Zahlungsziel und Bankverbindung auf Ihrer Rechnung anzugeben. Rechnungen sind ohne Unterschrift gültig, müssen also weder von Ihnen als Aussteller noch vom Empfänger unterschrieben werden. Entscheiden Sie sich für eine Online-Übermittlung der Rechnung, sollten Sie den Kunden darauf hinweisen, dass Sie die Rechnung via E-Mail schicken.

Im Internet bieten viele Anbieter ein Rechnungsmuster oder Software an, die Ihnen das Rechnung Schreiben erleichtern sollen. Hierbei ist Vorsicht geboten: Es besteht keine Garantie einer ordnungsgemäßen Rechnung, wenn Sie die Vorlagen nutzen. Außerdem ist die Nutzung eines kostenpflichtigen Angebots nicht unbedingt notwendig, wenn Sie sich an alle Vorgaben halten und das Muster für Ihre Rechnung selbst erstellen.

Unbezahlte Rechnung: Zahlungserinnerung und Mahnung schreiben

Kunden, die Ihre Rechnung nicht pünktlich begleichen, werden schnell zum Problem. Vor allem junge Unternehmen haben mit diesen zu kämpfen, da die eigenen Kapitalrücklagen knapp bemessen sind und die Liquidität schon unter wenigen säumigen Kunden leidet. Der erste Schritt ist deshalb eine Zahlungserinnerung, die kurz nach Ablauf der Zahlungsfrist geschrieben wird. Alternativ können Sie Ihren Kunden auch telefonisch kontaktieren, sofern die Ressourcen hierzu gegeben sind. Sollte der Kunde hierauf nicht reagieren, schreiben Sie eine Mahnung.

Zahlungserinnerung schreiben

Es gibt keine Vorschriften oder Einschränkungen für den Inhalt einer Zahlungserinnerung. Es dürfen jedoch noch keine Mahngebühren erhoben werden. Da bei dem Versand einer Zahlungserinnerung lediglich davon ausgegangen wird, dass der Kunde die Zahlung vergessen hat, sollten Sie ihn freundlich auf die schnellstmögliche Begleichung der offenen Rechnung hinweisen und ihm eine weitere, kurze Frist gewähren. Kommt er der erneuten Aufforderung zur Zahlung nicht nach, folgt der Versand einer Mahnung.

Mahnung schreiben

Zögern Sie nicht, einem Kunden, der nicht zahlt, eine Mahnung zuzusenden. Schließlich wird Ihre eigene Zahlungsfähigkeit durch unbeglichene Rechnungen erheblich eingeschränkt. Sie selbst haben Ihre Verpflichtung erbracht und haben somit das Recht, die Gegenleistung einzufordern. In der Regel wird die erste Mahnung 30 Tage nach dem eigentlichen Fälligkeitsdatum verschickt.

Die meisten Unternehmen entscheiden sich für das mehrmalige außergerichtliche Abmahnen der Kunden gefolgt von einer gerichtlichen Mahnung. Eine außergerichtliche Mahnung ist prinzipiell an keine Form gebunden. Es steht Ihnen frei, rechtliche Konsequenzen anzudrohen und das Geld schnellstmöglich einzufordern. Eine gerichtliche Mahnung leiten Sie beim jeweiligen Mahngericht ein. Erhebt der Schuldner keinen Einspruch, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen.