Inventurarten – welche Inventurverfahren es gibt und wie sie ablaufen

Veröffentlicht am 31 Jul 2019

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Mit dem Begriff „Inventur“ kommen die meisten Menschen im Laufe ihrer schulischen oder beruflichen Laufbahn in Berührung, spätestens, wenn sie in einem Unternehmen mit Waren oder Lagerbeständen angestellt sind und zur Bestandsaufnahme einberufen werden. Beim ersten Kontakt fragen sich jedoch die meisten „Was ist eine Inventur?“, „Welche Inventurarten gibt es?“ und „Welches Inventurverfahren wende ich an?“. Was genau unter einer Inventur zu verstehen ist und welche Verfahren es für welche Situationen gibt können Sie im Folgenden nachlesen.

Was ist eine Inventur?

Eine Inventur, oder auch Jahresinventur, ist eine Bestandsaufnahme, bei der alle vorhandenen Waren- bzw. Vermögens- und Schuldbestände nach Menge und Wert erfasst werden. Diese Erfassung erfolgt in der Regel zu einem bestimmten Zeitpunkt, dem sogenannten Bilanzstichtag, an dem der Soll-Ist-Vergleich von Waren und Gütern eines Unternehmens durchgeführt wird. Sie dient der lückenlosen Ermittlung der Werte eines Handelsunternehmens. In diesem Rahmen wird als Ergebnis ein Bestandsverzeichnis aller Waren (das Inventar) aufgestellt, das als Grundlage für die Bilanz dient. Das Inventar bzw. die Inventurliste umfasst alle Bestände, deren Aufbewahrungsfrist 10 Jahre beträgt.

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Die Ist-Bestände werden bei physischen Waren durch eine körperliche Inventur erfasst. Methoden dafür sind das Zählen, Wiegen oder Messen der Güter – falls dies nicht möglich ist, wird der Bestand geschätzt. Bei nicht zählbaren Beständen, wie Vermögenswerte und Schulden (z. B. Bankguthaben, Kundenforderungen, Lieferverbindlichkeiten), erfolgt die sogenannte Buchinventur anhand von Belegen (z. B. Kontoauszüge, Rechnungen, Verträge). Diese Vermögensgegenstände werden bei der Buchinventur saldiert und anschließend übernommen. Für das Anlagevermögen eines Unternehmens wird ein Anlageverzeichnis erstellt.

Nach der Erfassung des Ist-Zustandes aller Bestände werden die Ergebnisse der Zählung mit dem Soll-Zustand aus der Lagerbuchhaltung verglichen. Bei Inventurdifferenzen zwischen den Beständen müssen die Bestände der Buchhaltung angepasst werden. Sie werden dann im Folgenden als Bestandsveränderung bzw. Materialeinsatz verbucht. Eine Differenz kann aus verschiedenen Gründen auftreten: Diebstahl der Waren, fehlerhafte Buchführung oder falsche Kommission sind nur einige der möglichen Ursachen.

Da die komplette Durchführung der Inventur zu einem bestimmten Stichtag für viele Unternehmen mit hohen Schwierigkeiten verbunden ist, sieht das HGB (§241) verschiedene Inventurvereinfachungsverfahren vor, die dem Kaufmann bzw. dem Unternehmen eine Auswahl ermöglichen, wenn die notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Eine Inventur ist für Kaufleute im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung gesetzlich vorgeschrieben. Sie muss laut Vorschrift einmal jährlich zu einem bestimmten Stichtag am Geschäftsjahresende sowie bei Gründung, Übernahme, Verkauf oder Geschäftsaufgabe angestellt werden. Unternehmen, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, sind von der Verpflichtung ausgenommen, sie können aber aus eigenem Interesse die Inventur freiwillig durchführen. Die gesetzliche Verpflichtung für eine jährliche Bestandsaufnahme entfällt ebenfalls, wenn der Umsatzerlös des Unternehmens in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 500.000 Euro und der Gewinn 50.000 nicht übersteigt.

Grundsätze bei der Durchführung einer Inventur

Im Allgemeinen sollten bei allen Inventurarten neben den gesetzlichen Regelungen auch grundlegende Richtlinien für eine sachgemäße Inventur befolgt werden:

Durchführung der Bestandsaufnahme von geschultem Personal
keine Veränderung der Lagerbestände während der Erfassung
Inventareinträge müssen vollständig, eindeutig und datiert sein
Schätzungen werden in der Inventarliste vermerkt
nicht zählbare Unternehmenswerte werden durch Buchinventur mithilfe von Belegen erfasst
Aufnahmeleiter müssen fünf Prozent der aufgenommenen Positionen stichprobenartig kontrollieren und bestätigen

Inventurverfahren – die einzelnen Inventurarten im Detail

Wie oben bereits erwähnt, ist die Inventurdurchführung zu einem bestimmten Stichtag für viele Unternehmen nur schwer umsetzbar, zum Beispiel aufgrund eines sehr großen Warenbestandes. Aus diesem Grund gibt es verschiedene Inventurarten, die den Unternehmen zusätzlichen Spielraum gewähren.

Stichtagsinventur

Bei der Stichtagsinventur werden die Warenbestände eines Unternehmens exakt zum Bilanzstichtag am Ende des Geschäftsjahres erfasst. Stichtag ist in der Regel der 31. Dezember, wenn das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr endet, zu dem alle Bestände mengenmäßig und nach Wert erfasst sein müssen. Die Aufnahme des Ist-Bestandes erfolgt durch zählen, wiegen, messen oder schätzen – Ergebnis ist eine Auflistung des bestehenden Inventars und der jeweiligen Menge. Diese Inventurliste und alle wichtigen Dokumente müssen 10 Jahre lang aufgehoben werden. Dieses Verfahren bedeutet je nach Beschaffenheit und Größe des Unternehmens einen immensen Arbeitsaufwand, sodass der aktive Geschäfts- oder Produktionsbetrieb häufig für die Zeit der Warenerfassung aussetzen muss. Aufgrund des hohen Zeitdrucks kann es bei dieser Form erhöht zu Erfassungsfehlern kommen, sodass Unternehmen auch aus anderen Inventurarten wählen können.

Zeitnahe Stichtagsinventur

Eine Sonderform der Stichtagsinventur ist die zeitnahe Stichtagsinventur, bei der das Finanzamt dem Unternehmen einen zusätzlichen Spielraum von 10 Tagen um den Stichtag gewährt. Voraussetzung für diese Inventurart ist, dass die Veränderungen des Inventars zwischen dem tatsächlichen Stichtag und der körperlichen Bestandsaufnahme dokumentiert werden. Durch Belege und Aufzeichnungen muss eine wertmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung gewährleistet werden. Der Vorteil dieses verlängerten Zeitraumes ist die bessere Planungsmöglichkeit und ein damit besser eingrenzbarer Geschäftsausfall.

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur wird das bestehende Bestandsverzeichnis durch elektronische Warenwirtschaftssyteme im laufenden Geschäftsjahr permanent fortgeschrieben und jeder Zu-und Abgang genau festgehalten. Dabei muss jeder Artikel mindestens einmal jährlich auch körperlich erfasst werden, um Abweichungen festzustellen. Der Stichtag für die Bestandsaufnahme kann dabei frei gewählt werden – beispielsweise kann ein bestimmter Artikel im Januar erfasst werden, ein anderer erst im Februar. Voraussetzung für dieses Inventurverfahren ist ein entsprechendes System (z. B. eine Buchhaltungssoftware), das die Fortschreibung des Lagerbestandes ermöglicht und die jährliche körperliche Erfassung mit Abgleich zum Soll-Bestand. Durch die permanente Inventur ist die Erfassung über das ganze Jahr und somit auch während des laufendes Betriebes möglich – terminliche Engpässe können über das ganze Geschäftsjahr aufgefangen werden.

Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur ermittelt das Inventar auf Basis von Stichproben mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden. Sie findet vor allem bei der Bestandsaufnahme in großen Unternehmen mit einem umfangreichen Warensortiment Anwendung, bei denen der Aufwand anderer Inventurarten wirtschaftlich nicht zu vertreten wäre. Die Stichprobeninventur muss jedoch im Vorfeld vom Finanzamt genehmigt werden. Sinn macht die Erfassung nach Stichproben in Unternehmen, bei denen ein geringer Anteil der Waren einen Großteil des Buchwertes ausmachen. Diese A-Güter werden bei der Inventur vollständig erfasst, bei den restlichen Gütern werden lediglich repräsentative Stichproben gezogen. Voraussetzung für eine zuverlässige Bestandsaufnahme ist die elektronische Lagerbuchhaltung. In diesem Fall profitiert das Unternehmen von einem reduzierten Personalaufwand und Zeiteinsparungen bei gleichzeitig aussagekräftigen Ergebnissen.

Verlegte Inventur

Sind die Voraussetzungen für andere Inventurarten nicht gegeben oder die Verfahren aufgrund hoher Warenbestände nicht praktikabel, kann die Inventur auch zeitlich verschoben werden – sie kann in dem Fall bis zu drei Monate vorverlegt oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag nachgelagert werden. In diesem Fall muss eine wertmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung zum Stichtag gewährleistet werden und alle Zu-und Abgänge dokumentiert werden. Der auf fünf Monate ausgeweitete Inventurzeitraum bietet vor allem den Vorteil einer flexibleren Planung. Das Unternehmen kann ebenfalls von einer Zeitersparnis profitieren, indem sie die Inventur zu einem Zeitpunkt mit niedrigem Lagerbestand durchführt. Terminliche Engpässe am Stichtag werden verringert – die verlegte Inventur macht somit besonders Sinn für Unternehmen mit saisonbedingten Stoßzeiten. Eine Verlegung des Bilanzstichtages ist hingegen nicht zulässig, wenn das Inventar aus sehr wertvollen Gütern, verderblichen Produkten oder Waren bestehen, die verbraucht werden. Hier kann eine korrekte Rückrechnung nicht gewährleistet werden.

Inventurarten in der Übersicht

Stichtagsinventur: Alle Vermögensgegenstände werden durch körperliche Inventur und Buchinventur zum Geschäftsjahresabschluss (Bilanzstichtag) erfasst
Zeitnahe Stichtagsinventur: Frist für Bestandsaufnahme auf 10 Tage vor oder nach dem Stichtag erweitert, Bestandsänderungen werden dokumentiert
Permanente Inventur: fortlaufende Bestandsaufnahme während des ganzen Geschäftsjahres durch entsprechende Systeme, eine körperliche Inventur erfolgt an einem frei wählbaren Tag im Jahr
Stichprobeninventur: Bestandsermittlung auf Basis von Stichproben durch anerkannte mathematisch-statistische Messmethoden
Verlegte Inventur: Verschiebung der Bestandsaufnahme auf bis zu 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Bilanzstichtag

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