Einnahmenüberschussrechnung - Inhalt & Darstellung

Die Rechtsgrundlage der Einnahmenüberschussrechnung

Die Rechtsgrundlage der Einnahmenüberschussrechnung ist in Deutschland und in Österreich § 4 Abs. 3 des jeweils geltenden Einkommenssteuergesetzes und wird daher umgangssprachlich auch 4/3-Rechnung genannt. Berechtigt zur vereinfachten Gewinnermittlung sind Gewerbetreibende, bei denen die folgenden Bedingungen erfüllt sind.

• der Jahresumsatz beträgt maximal 500.000 Euro
• der Jahresgewinn beträgt maximal 500.000 Euro
• der Gewerbetreibende ist nicht nach anderen Gesetzen, als den Steuergesetzen verpflichtet, Bücher zu führen (z. B. durch die Eintragung ins Handelsregister)

Sobald eine dieser Bedingungen nicht zutrifft, muss zwingend eine Bilanz erstellt werden. Jedoch muss bei Überschreitung einer der oben genannten Grenzen eine Mitteilung zur Buchführungspflicht durch das Finanzamt erfolgen. Diese beginnt dann erst in dem Jahr, das auf die Mitteilung folgt. Neben den Kleingewerbetreibenden gehören vor allem die sogenannten freien Berufe (unabhängig von Umsatz- und Gewinnhöhe), sowie landwirtschaftliche Betriebe zu den Berechtigten der Einnahme Überschuss Rechnung.

Darstellung und Abgabe der Einnahmenüberschussrechnung

Grundsätzlich ist es zulässig, die Einnahmenüberschussrechnung formlos als einfache Excel-Tabelle zu erstellen. Für die Buchführung ist dies völlig ausreichend. Allerdings ist es bei der Steuererklärung zwingend notwendig, die Einnahmenüberschussrechnung mit dem amtlichen Vordruck per Datenfernübertragung zu übermitteln. Jedoch kann nach Genehmigung des Antrags zur Vermeidung unbilliger Härten, das heißt, dass ein Teil des Einkommens nicht angerechnet wird, auch der amtliche Vordruck zur Gewinnermittlung abgegeben werden. Liegen die Betriebseinnahmen unter 17.500 Euro pro Jahr – damit zählt der Unternehmer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG – kann der Steuererklärung auch eine formlose Gewinnermittlung beigelegt werden. Auf die elektronische Übermittlung der Einnahme Überschuss Rechnung nach dem amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung wird in diesem Falle ebenfalls verzichtet.

Inhalt der Einnahmenüberschussrechnung

Vereinfacht lässt sich sagen, dass eine Übersicht erstellt wird, in der Einnahmen und Ausgaben getrennt voneinander dargestellt werden. Dadurch entsteht ein Überblick über die gesamte Einnahmen- und Ausgabensituation des Unternehmens. Zum Jahresende werden die Werte addiert und es entsteht die Einnahmenüberschussrechnung. Als Grundlage dienen die sogenannten einfachen Aufzeichnungen, das heißt, es werden alle in dem betreffenden Wirtschaftsjahr zugeflossenen Einnahmen und alle abgeflossenen Ausgaben dokumentiert.
Diese müssen für das Finanzamt aufgeschlüsselt dargestellt und belegbar sein. Dafür sollte für jeden Posten ein Beleg vorhanden sein. Nach dem „Zufluss-Abfluss-Prinzip“ werden alle Betriebseinnahmen in dem Wirtschaftsjahr angesetzt, in dem sie eingegangen sind. Gleiches gilt für Ausgaben. Sie sind ebenfalls in dem Wirtschaftsjahr abzusetzen, in dem sie geleistet wurden. Unberücksichtigt bleiben hierbei Bestandsveränderungen. Durch dieses Prinzip findet keine periodengerechte Gewinnermittlung statt, was den wesentlichen Unterschied zur Gewinnermittlung nach § 4 Abs. und §5 Abs. 1 EStG (Betriebsvermögensbereich) darstellt. Ergänzend sind folgende Einzelaufzeichnungen erforderlich:

• für umsatzsteuerliche Zwecke müssen die Einnahmen und Ausgaben getrennt nach Steuersätzen steuerfreien Umsätzen aufgezeichnet werden
• nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens müssen in ein Anlagenverzeichnis aufgenommen werden
• für abnutzbare Anlagegüter (PKW, PC) muss eine Abschreibungsübersicht erstellt werden, aus der Kaufdatum, Anschaffungspreis und Abschreibungsdauer ersichtlich sind
• für Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungspreis, Herstellungskosten oder Einlagewert über 150 Euro liegt, sollte ein gesondertes Verzeichnis erstellt werden
• nicht oder nur beschränkt abziehbare Aufwendungen wie Bewirtungskosten oder Geschenke an Geschäftspartner müssen einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben dargestellt werden

Besonderheiten der Einnahmenüberschussrechnung

Abweichend vom Zufluss-Abfluss-Prinzip gibt es Besonderheiten, die bei der Einnahmenüberschussrechnung beachtet werden müssen. Bei der zeitlichen Abgrenzung und 10-Tages-Frist geht es um im Voraus bezahlte Rechnungen, die das folgende Jahr betreffen. Sie werden in der Einnahmenüberschussrechnung nicht aufgenommen. Eine Ausnahme bilden dabei jedoch regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben. In einem Zeitraum von 10 Tagen um den 31.12. werden Einnahmen und Ausgaben dem Entstehungsjahr zugeordnet. Beispielsweise wird eine Mietzahlung für Januar, die am 29.12.2014 eingegangen ist, dem Jahr 2015 zugeordnet. Sie liegt in der 10-Tages-Frist und bezieht sich auf Januar. Weitere Beispiele für regelmäßige Einnahmen und Ausgaben sind Miete und Pacht, Löhne und Gehälter sowie Nebenkosten. Nicht dazu gehören Umsatzsteuervorauszahlungen und regelmäßige Wareneinkäufe.

Die Möglichkeit der Bildung von Rücklagen aller Art ist in der Einnahmenüberschussrechnung nicht möglich. Erst wenn tatsächlich eine Ausgabe vorliegt, kann sie auch angegeben werden. Bei Darlehen spielen weder Auszahlung noch Tilgung für die Berechnung des Gewinns eine Rolle, jedoch können Zinsen und mit dem Darlehen verbundene Kosten wie Provisionen zu den Betriebsausgaben im entsprechenden Jahr gerechnet werden. Eine weitere Besonderheit betrifft Privateinlagen. Geldeinlagen haben keinen Einfluss auf den Gewinn eines Unternehmens. Für den Fall, dass private Einlagen zu über 50 % gewerblich genutzt werden, werden sie mit dem aktuellen Wert zum Zeitpunkt der Einlage in das Unternehmen eingelegt. Die daraus folgenden Abschreibungsbeträge zählen als Ausgaben. Ähnlich sieht es mit Privatentnahmen aus. Geldentnahmen haben keinen Einfluss auf die Gewinnermittlung, wohl aber die Entnahme von abnutzbaren Anlagegütern wie Bürostühlen.