Der Jahresabschluss – Abschluss des kaufmännischen Geschäftsjahres

Was ist ein Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist ein Instrument der kaufmännischen Buchhaltung, das den rechnerischen Abschluss eines Geschäftsjahres bildet und den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens misst. Er ist von allen Kaufleuten zum Ende einer Geschäftsperiode in einem gesetzlich geregelten Umfang aufzustellen und umfasst eine Aufstellung über Gewinne und Verluste in Form aller Dokumente und Rechnungslegung. Während für Kleinunternehmer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt, bilden Bilanz und Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) den Mindestbestandteil des Jahresabschlusses für alle anderen Kaufleute (§242 Abs. 3 HGB). Wie umfangreich die Dokumentation letztlich sein muss, hängt von der Unternehmensform (Rechtsform, Kapitalmarktorientierung) und den jeweiligen rechtlichen Vorschriften ab. Die Rechtsform und die Größe des Unternehmens bedingt ebenfalls die Aufstellungsfrist des Jahresabschlusses nach dem gesetzten Stichtag. Das Geschäftsjahr oder auch Wirtschaftsjahr endet in den meisten Fällen mit dem Stichtag zum 31.12., 00:00 Uhr, kann aber auch (unüblicherweise) vom Kalenderjahr abweichen. In jedem Fall ist der Jahresabschluss vergangenheitsorientiert, d.h. sowohl die Bilanz bildet den Stand zu einem vergangenen Abschlussstichtag, die Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) einen vergangenen Zeitraum ab.

Welche Funktionen hat der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss erfüllt zwei grundlegende Funktion: die Informationsfunktion und die Zahlungsbemessungsfunktion.

Im Rahmen der Informationsfunktion gibt er Auskunft zur wirtschaftlichen Lage des Unternehmens durch die Dokumentation zur Vermögens-, Finanz- und Ertragssituation. Dies dient als Basis für die zukünftige Planung und weitere finanzielle Entscheidungen für Eigentümer, Gläubiger und Arbeitnehmer. Ausgehend von den vorliegenden Befunden des vergangenen Geschäftsjahres können sowohl Unternehmen als auch externe Interessensgruppen wie Anteilseigner, Gläubiger oder Investoren die weitere strategische Vorgehensweise beschließen. Neben der Informationsfunktion erfüllt der Jahresabschluss auch eine Dokumentationsfunktion als Rechenschaftslegung über die Verwaltung des Unternehmensvermögens und als Nachweis der Zahlung von Lieferantenrechnungen.

Als zweite Hauptfunktion dient der Jahresabschluss als Bemessungsgrundlage für die Besteuerung durch das Finanzamt und der Ausschüttungsbemessung von erfolgsabhängigen Auszahlungen wie Dividenden und Erfolgsbeteiligungen an Aktionäre. Banken und Gläubiger ziehen die Ergebnisse des Abschlusses als Kriterium für die Kreditvergabe heran.

Was gehört zu einem Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss stellt eine Art jährliche Zusammenfassung basierend auf der Buchführung eines Unternehmens dar und umfasst sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden. Die Zusammenstellung von Dokumenten zur Rechnungslegung sowie die Prüfung, Bestätigung und Veröffentlichung hängen von verschiedenen Unternehmenseigenschaften wie der Rechtsform oder der Größe ab. Kleinunternehmer sind lediglich zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet, für größere Unternehmen bilden Bilanz sowie Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) die Basis des Jahresabschlusses (§ 242 Abs. 3 HGB).

Die Bilanz

Die Jahresbilanz innerhalb des Abschlusses ist ein Instrument zur Unternehmensbewertung zu einem bestimmten Stichtag am Ende des Geschäftsjahres, das diverse festgelegte Kennzahlen zur Bewertung für das Vermögen als auch die Schulden des Unternehmens erfasst. Die Bilanz stellt dabei das Vermögen (Aktiva) den Schulden (Passiva) in Kontenform gegenüber. Die Aktivseite umfasst jegliche materiellen und immateriellen Güter, die im Unternehmen eingesetzt werden sowie Forderungen Dritter, die dem Unternehmen zustehen. Die Passivseite beinhaltet, woher diese Mittel stammen – auch das Eigenkapital.

Gewinn-und Verlustrechnung (GuV)

Während die Bilanz zum Stichtag, also einem ganz bestimmten Zeitpunkt, aufgestellt wird, gibt die GuV als zweiter essenzieller Teil des Jahresabschlusses die Erträge eines bestimmten Zeitraumes wieder. Sie zeigt als Zeitraumrechnung die Entstehung des Unternehmensgewinns oder -verlustes in dem genannten Berichtszeitraum auf.

Weitere Dokumentationen und Nachweise

Je nach Unternehmensform greifen unterschiedliche, gesetzlich festgelegte Anforderungen an den einzureichenden Jahresabschluss. So müssen bei einigen Rechtsformen weitere Nachweise erbracht oder von unabhängigen Instituten geprüft werden.

Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, AG, KGaA) sind dazu verpflichtet, dem Jahresabschluss einen Anhang hinzuzufügen (§264 Abs. 1 HGB), in dem einige Positionen aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung näher erläutert werden. Er beinhaltet zum Beispiel weitere Informationen zu angewandten Bewertungs- und Bilanzierungsmethoden. Man spricht in diesem Fall von einem “erweiterten Jahresabschluss”. Dieser erweiterte Jahresbericht muss bei mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften zusätzlich um einen Lagebericht ergänzt werden (§ 264 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. Satz 4 HGB). In diesem Bericht wird der Geschäftsverlauf einschließlich der Geschäftsergebnisse des Unternehmens beschrieben (§ 289 Abs. 1 HGB) und soll darüber hinaus eine Prognose in Form von Risiken und Chancen für die weitere Geschäftsentwicklung liefern.

Neben diesen Ergänzungen müssen seit Inkrafttreten des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften, die nicht zur Aufstellung eines Konzernabschlusses verpflichtet sind, eine Kapitalflussrechnung und einen Eigenkapitalspiegel ergänzen (§264 Abs. 1 Satz 2 HGB); darüber hinaus können sie den Abschluss nach eigener Wahl um eine Segmentberichterstattung erweitern.

Bestandteile nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (für Kleinunternehmer ausreichend)
• Bilanz
• GuV
• Anhang (Kapitalgesellschaften)
• Lagebericht (mittelgroße und große Kapitalgesellschaften)
• Eigenkapitalveränderungsrechnung (kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften)
• Kapitalflussrechnung (kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften)
• Segmentberichterstattung (Wahlrecht)

Aufstellung des Jahresabschlusses

Das Verfassen des Jahresabschlusses geschieht in mehreren Arbeitsschritten. Zunächst erfolgt der Abschluss aller Haupt- und Unterkonten mit anschließender Überführung in die Bilanz oder die Gewinn- und Verlustrechnung, in der die Konten aufgeführt und zusammengerechnet werden. Die Salden aller Konten werden anschließend zusammen mit allen Soll- und Haben-Buchungen in der Betriebsübersicht tabellarisch zusammengefasst. Hier werden die Konten in Erfolgs-und Bestandskonten aufgegliedert: Die Erfolgskonten umfassen alle Bewegungsflüsse, die zum Erfolg des Unternehmens beigetragen haben; die Bestandskonten beinhalten jegliche Bewegungen des laufenden Geschäftsjahres.

Im Anschluss an den Aufstellungsprozess folgt als letzter Schritt die sogenannte Feststellung, also die Genehmigung des Abschlusses. Je nach Unternehmensform sind unterschiedliche Institutionen für die Feststellung zuständig: bei Kapitalgesellschaften erfolgt die Feststellung durch den gesetzlichen Vertreter, bei der GmbH durch den Gesellschafter bzw. durch die Gesellschafterversammlung (§ 46 Satz 1 GmbHG), bei der AG durch den Vorstand und Aufsichtsrat (§ 172 AktG) oder der Hauptversammlung (§173 AktG), bei Genossenschaften der Aufsichtsrat und bei Personengesellschaften die Gesellschafterversammlung. Für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften ist eine Prüfung des Jahresabschlusses sowie des Lageberichts verpflichtend (§316 Abs. 1 Satz 1 HGB). Ergebnis dieser Feststellung ist der testierte Jahresabschluss, bei dem das Unternehmen einen Prüfungsbericht erhält.

Rechtliche Grundlagen für den Jahresabschluss

Die gesetzliche Verpflichtung zur Aufstellung eines Jahresabschlusses besteht prinzipiell für alle Kaufleute und ist in Deutschland im Handelsgesetzbuch (HGB) verankert. Dabei gelten Ausnahmen und Sonderregelungen für verschiedene Rechtsformen. Ausgeschlossen von der Verpflichtung sind zum Beispiel kleine Einzelunternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler, die lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen müssen. Einzelne Unternehmen, die bestimmte Grenzwerte überschreiten sind wiederum von dieser Ausnahmeregelung ausgeschlossen: Bei einer Bilanzsumme von 65 Millionen Euro, Umsatzerlösen von jährlich 130 Millionen Euro und einer Arbeitnehmerzahl von 5000 (§ 1 PublG) muss ein Jahresabschluss erstellt werden.

Verschiedene Rahmengesetze und handelsrechtliche Grundlagen im HGB schreiben vor, wie die jeweilige Abschlussdokumentation aufgebaut sein muss. Unter anderem muss der Abschlussbericht in deutscher Sprache und in Euro aufgeführt sein, d.h. Forderungen und Ausgaben in anderen Währungen müssen entsprechend umgerechnet werden. Weiterhin gelten zur allgemeinen Vergleichbarkeit der Abschlüsse die Bilanzierungsgrundsätze wie die Bilanzwahrheit, das Vorsichtsprinzip oder die sogenannte “Generalnorm” (§ 264 Abs. 2 HGB).

Diese Rahmengesetze im HGB werden durch weitere Gesetze und Regelwerke ergänzt: Kapitalmarktorientierte Unternehmen müssen über diese Richtlinien hinaus internationale Rechnungslegungsstandards beachten wie zum Beispiel die International Financial Reporting Standards (IFRS). Auch für international orientierte Unternehmen kann es durchaus trotz des verbundenen Mehraufwands sinnvoll sein, zusätzlich nach IFRS zu bilanzieren. Darüber hinaus existieren weitere branchenspezifische Regelungen, die auf spezielle Rechtsformen und Unternehmen zugeschnitten sind. Welche Verordnungen letztendlich einzuhalten sind, muss unter Beachtung unternehmensspezifischer Eigenschaften entschieden werden.

Einzuhaltende Fristen: Jahresabschluss

Ähnlich differenziert wie die Auflagen für den Umfang und Aufbau des Abschlusses sind auch die einzuhaltenden Fristen für unterschiedliche Unternehmensarten. Generell muss der Abschluss von jedem Kaufmann zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jeden Geschäftsjahres aufgestellt werden (§242 HGB). Bei normalem Geschäftsgang muss der Abschlussbericht spätestens nach bis zu neun Monaten nach dem gesetzten Stichtag vorliegen, bei unvorhergesehen Ereignissen bleiben bis zu zwölf Monate nach Stichtag dafür Zeit. Kleine Kapitalgesellschaften hingegen müssen ihren Abschluss bereits nach sechs Monaten der neuen Geschäftsperiode vorlegen (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB), mittelgroße und große Kapitalgesellschaften schon innerhalb der ersten drei Monate (§264 Abs. 1 Satz 3 HGB).

Offenlegung des Jahresabschlusses

Die Offenlegungspflicht des Abschlusses betrifft lediglich Kapitalgesellschaften (§§325-329 HGB). Je nach Einteilung in eine der drei Größenklassen sind nur ausgewählte Informationen offenzulegen: Kleine Kapitalgesellschaften müssen die Bilanz und den Anhang veröffentlichen, die GuV muss nicht enthalten sein (§326). Bei mittleren und große Kapitalgesellschaften wird der Abschlussbericht durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft und muss im elektronischen Bundesanzeiger publiziert werden (§325). AGs publizieren zusätzlich noch einen Geschäftsbericht, der den vollständigen Jahresabschluss enthält.