Café eröffnen – mit Planung zum Erfolg

Ein eigenes Café eröffnen – das ist zu beachten

Der Duft von frisch geröstetem Kaffee, entspannte Lounge-Musik, zufriedene Gäste – so sieht die Vorstellung von vielen zukünftigen Café Gründern aus. Um ein eigenes Café zu eröffnen und den Traum in die Tat umzusetzen, sind allerdings viele Mühen und Vorbereitungen nötig. Neben einem Konzept spielt auch die finanzielle Planung eine große Rolle. Auch Behördengänge werden zu Beginn unvermeidbar sein. Worauf man bei dem Schritt in die Selbstständigkeit mit der Gründung eines Cafés achten sollte, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, welche Kosten anfallen und worauf es bei der Finanzierung ankommt, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Die ersten Schritte zum eigenen Café

Eine Existenzgründung in der Gastronomie ist für viele der Weg in die Selbstständigkeit. Die Gründungsidee, ein eigenes Café zu eröffnen, reicht allein jedoch nicht aus, um Erfolg zu haben. Bevor die Selbstständigkeit wirklich in Angriff genommen wird, sollte ein Konzept ausgearbeitet werden. Hier sollten die Geschäftsideen des Cafés mit den potentiellen Gästen, der Zielgruppe und dem passenden Standort zusammengeführt werden. Bevor das Café eröffnet wird, sollte man sich fragen, was zu beachten ist. Was macht das Café einzigartig? Welche Zielgruppe soll mit der Café-Idee angesprochen werden? Welcher Standort wäre passend, um diese Zielgruppe zu erreichen? Oder umgekehrt – welche Gäste würden das Café an einem bestimmten Standort besuchen?

Der richtige Standort:

Um weiter planen zu können, müssen die passenden Räumlichkeiten gefunden werden. Besteht die Möglichkeit, ein bestehendes Café zu übernehmen oder Räumlichkeiten zu finden, in denen Gastronomie betrieben wurde, kann das besonders für neue Café Besitzer ohne Erfahrung eine Erleichterung sein. Oft sind die Grundstrukturen an diesem Standort dann bereits gegeben. Die Räumlichkeiten besitzen vielleicht schon eine Theke, eine Küche und sanitäre Anlagen, dennoch ist auch hier mit Renovierungsarbeiten zu rechnen. Die Standortwahl hängt eng mit den Gästen zusammen, denn nicht jede Geschäftsidee wird in jeder Lage gleich gut angenommen. Auch Aspekte wie Laufkundschaft müssen bedacht werden.

Die passende Zielgruppe:

Um das Konzept anzupassen, muss im nächsten Schritt die Zielgruppe genauer betrachtet werden. Möchte man es klassisch halten und eine breite Gruppe ansprechen, kann ein gemütliches Café, das zu Kaffee und Kuchen einlädt und man auch im Freien beisammensitzen kann, genau das Richtige sein. Sollen junge Leute, Studenten und Stadtbewohner angesprochen werden? Dann könnte man ein kleines Café im Stadtkern eröffnen mit „Take-Away“ und Kaffee „to go“. Aber auch ein Café mit speziellem Kaffee und anderen Produkten aus Bio Anbau und fair gehandelten Leckereien aus der ganzen Welt könnte in Großstädten gut angenommen werden.

Andere Möglichkeiten wären ein Café mit besonderer Einrichtung, mit Couches statt Stühlen, ein Café ganz modern mit elektronischen Bestellmöglichkeiten oder abends die Umwandlung vom Café zur Bar mit alkoholischen Getränken und Musik. Den Traum umzusetzen von einem Konzept, welches neu für die Menschen der Region ist, kann spannend sein und ermöglicht, der Kreativität freien Lauf zu lassen. Nicht nur das Konzept kann frei gestaltet werden, auch die Einrichtung und die Wahl des Kaffees oder anderer Getränke und Speisen. Doch etwas ganz Neues zu machen bringt auch Risiken mit sich. Wird die Geschäftsidee nicht angenommen, kann die Existenzgründung scheitern.

Die Wahl des Standortes, die Zielgruppe und die Geschäftsidee hängen eng zusammen und beeinflussen sich nicht nur gegenseitig, sondern auch den Finanzplan und die weiteren nötigen Schritte, um selbstständig ein Café zu eröffnen.

Besondere Merkmale führen zum Erfolg

Ein erfolgreiches Café zu eröffnen hängt nicht zuletzt damit zusammen, welche Getränke und Speisen im Geschäft angeboten werden. Einige verschiedene Kaffee- und Teesorten und Milchgetränke zählen zum Standardangebot. Um sich aber langfristig in der Gastronomielandschaft zu etablieren, sollte die Geschäftsidee sich von der Masse durch besondere kulinarische Genüsse abheben. Wenn man ein Café eröffnet, könnte eine Zusammenarbeit mit anderen beliebten lokalen Betrieben sinnvoll sein. Ein Beispiel: Ist der örtliche Metzger, der nur zwei Straßen weiter seinen Sitz hat, in der ganzen Stadt für seinen hervorragenden Aufschnitt bekannt? Dann könnte dieser jeden Morgen zusammen mit frischen Brötchen von einer lokalen Bäckerei angeboten werden. Durch gutes Marketing und Hinweise darauf, dass die Produkte von den Betrieben stammen, können aus deren Kunden auch die eigenen Gäste werden.

Auch die Erweiterung des Cafés kann ein Alleinstellungsmerkmal sein, z. B. könnte zum Café auch eine Kaffeerösterei gehören, die den Kaffee frisch mahlt und die Gäste dabei zu sehen können. Auch eine Concept Store, in dem Kaffee getrunken und Kleinigkeiten eingekauft werden können, sticht heraus. Hebt man sich von der Masse ab, steigt im besten Fall die Bekanntschaft und mehr Kunden kommen in das neue Café.

Café eröffnen – das sind die nötigen Voraussetzungen

Möchte man ein Café gründen, gehört der Behördengang zu den weniger schönen Dingen, ist jedoch in jedem Fall notwendig. Besonders, wenn die Existenzgründung über die Selbstständigkeit führt. In Deutschland gilt die Gewerbefreiheit, das bedeutet, im Grunde darf jeder ohne Voraussetzungen bzw. Genehmigung ein Café eröffnen. Man benötigt keine Ausbildung und wenn alle Auflagen erfüllt sind, steht der Eröffnung nichts im Wege. Welche Voraussetzungen und Genehmigungen beim Eröffnen eines Cafés benötigt werden, hängt von dem Angebot und den Gegebenheiten des Cafés ab. Werden z. B. alkoholische Getränke verkauft, gibt es einen Außensitzbereich oder werden Speisen angeboten. Eine pauschale Liste, welche Genehmigungen erforderlich sind, gibt es nicht, da viele Voraussetzungen ortsabhängig sind und von Stadt zu Stadt anders geregelt werden.

Checkliste für die Existenzgründung

Unsere Checkliste zeigt die wichtigsten und häufigsten Genehmigungen, die man benötigt, um ein Café zu eröffnen:

• Gewerbeschein – wird für jedes Café benötigt, da der Verkauf von Kaffee, Kuchen und Getränken eine gewerbliche Tätigkeit ist
• Gesundheitszeugnis und Gaststättenunterrichtung – wird benötigt, um Lebensmittel in gastronomischen Betrieben verarbeiten und verkaufen zu dürfen
• Gaststättenkonzession – Erlaubnis, um alkoholische Getränke verkaufen zu dürfen
• Ausnahmebewilligung für Kuchenverkauf – ohne eine Konditorausbildung wird in einigen Fällen eine Genehmigung nötig, um Kuchen verkaufen zu können
• Antrag auf Nutzungsänderung – wurden die Räumlichkeiten des Cafés nicht bereits vorher für Gastronomie verwendet, muss eine Nutzungsänderung beantragt werden
• Erweiterte Gaststättenerlaubnis – gehört zu dem Café eine Außenbestuhlung, benötigt man dafür eine Genehmigung
• GEMA – wird im Café Musik im Hintergrund gespielt, muss die GEMA darüber informiert werden
• Kassensystem – das Kassensystem muss beim Finanzamt genehmigt werden und der Kassensicherungsverordnung entsprechen

Um diese Genehmigungen zu erhalten, müssen das Gewerbeamt, das Gesundheitsamt, die IHK, das Finanzamt und die Handwerkskammer aufgesucht werden.

Den Gewerbeschein benötigt jeder, der ein Gewerbe anmelden möchte, darunter fällt auch die Gründung eines Cafés. Wer mit Lebensmitteln arbeitet, muss verschiedene Hygiene Maßnahmen treffen, kennen und einhalten, diese werden auch vom Gesundheitsamt kontrolliert. Daher benötigen nicht nur die Gründer des Unternehmens ein Gesundheitszeugnis, sondern alle Mitarbeiter müssen auch in Sachen Hygiene geschult werden. Für den Verkauf von Getränken und Speisen benötigt man nicht nur Hygienenachweise, sondern auch bestimmtes Wissen zu Genehmigungen wie die Gaststättenkonzession. Diese Konzession wird benötigt, wenn alkoholische Getränke ausgeschenkt werden, beim Verkauf von nicht-alkoholische Getränken reicht die Gewerbeanmeldung. Über die Konzession und die Hygienestandards wird man in der Gaststättenunterrichtung informiert, diese ist für alle Gastronomen Pflicht. Davon befreit werden können Menschen mit bestimmten Ausbildungen wie z. B. Konditoren.

Ein weiterer Vorteil für Konditoren, die ein Café eröffnen, sind die Auflagen zum Verkauf von Kuchen. Denn wer Kuchen anbietet, den die Gäste kaufen und mitnehmen können, der benötigt einen Meister im Bäcker- oder Konditoren-Handwerk. Wird der Kuchen nur zum Verzehr vor Ort im Café angeboten, greift diese Vorschrift nicht. Dennoch muss auch dann der Kuchen im Café oder in einer Gewerbeküche, die vom Gesundheitsamt abgenommen wurde, gebacken werden, damit die Hygienemaßnahmen eingehalten werden können. Wer sich mit dem Plan selbstständig machen möchte, im eigenen Café Kuchen auch „to go“ anzubieten, jedoch kein Konditormeister ist, hat die Möglichkeit, ein Ausnahmebewilligung zu beantragen. Die Ausnahmebewilligung nach § 8 HWO wird bei der Handwerkskammer beantragt, ist jedoch an Voraussetzungen wie ein Sachkundenachweis gebunden.