Gründungsratgeber
Ihre Unternehmungsgruendueng-Checkliste der Behoerden und Aemter

Unternehmensgründung – Checkliste der zuständigen Behörden und Ämter

Veröffentlicht am 01 Dez 2016

Den Gang zur Behörde empfinden die wenigsten von uns als besonders angenehm: Oftmals bedeutet der Besuch von Ämtern zusätzlichen bürokratischen Aufwand, teilweise undurchsichtige Fragebögen und die Forderung von Materialien, die das Anliegen in die Länge ziehen. Jedoch gehen die verschiedensten Anlässe mit der Pflicht einher, sich bei dem jeweilig zuständigen Amt zu melden: Beim Umzug muss die Ummeldung in Einwohnermeldeämtern erfolgen, beim Hausbau müssen verschiedene Behörden wie das Grundbuchamt oder das Bauamt konsultiert werden oder bei der Geburt eines Kindes muss beispielsweise das Standesamt aufgesucht werden.

Auch wer sich in Deutschland selbstständig machen und beispielsweise ein Unternehmen gründen möchte, muss einige Pflichtbesuche bei verschiedenen Behörden und Ämtern antreten. Für Existenzgründer gelten gesetzliche Anforderungen, die vor der Gründung oder am Anfang der Gründungsphase erfüllt werden müssen. Die wichtigsten Anlaufstellen bei der Unternehmensgründung sind das Gewerbeamt, das Finanzamt, die Industrie- und Handelskammer und das Arbeitsamt. Dabei gelten je nach Rechtsform und Art der Tätigkeit unterschiedliche Regelungen.

Im Folgenden werden die wichtigsten Ämter für Gründer aufgeführt, die eine Übersicht über die gesetzlichen Verpflichtungen und den bürokratischen Aufwand geben. Wenn Sie gewissenhaft im Vorfeld alle erforderlichen Aufgaben bearbeiten, müssen Sie keinen übermäßigen Aufwand durch das Nachreichen von Dokumenten befürchten. Durch die Unternehmensgründung-Checkliste mit den wichtigsten Schritten am Ende bewahren Sie den Überblick und können strukturiert den Schritt in die Selbständigkeit wagen.

Die wichtigsten Schritte vor der Gewerbeanmeldung

Bevor ein Gewerbe angemeldet wird, müssen verschiedene Dinge ausgearbeitet werden. Die Geschäftsidee, der Businessplan und ein gewisses Startkapital sind wichtige Elemente zur Vorbereitung der Selbstständigkeit oder der Unternehmensgründung. Dabei kann einer der ersten Behördengänge das Beantragen von Fördermittel darstellen. Die Behörde ist an dieser Stelle abhängig von den Entgeltersatzleistungen. Für derzeit erwerbslose Gründer, die Arbeitslosengeld I beziehen, kann der Existenzgründerzuschuss bei der Bundesagentur für Arbeit eingereicht werden. Für Empfänger von Arbeitslosengeld II ist die Arbeitsgemeinschaft (ARGE) oder das Grundsicherungsamt die erste Adresse für die Beantragung des Zuschusses.

Ist die Finanzierung geregelt, sollten weitere Formalitäten für die Gewerbeanmeldung überprüft werden. Dazu zählen fallabhängig u. a. die Erlaubnis einzelner Berufsgruppen und Marken, die Aufenthaltsgenehmigung oder ein Eintrag in die Handwerksrolle. In einigen Fällen müssen auch weitere Prüfungen vollzogen werden: Für bauliche Veränderungen oder Beschilderungsmaßnahmen der Arbeitsstätte ist beispielsweise das Bauamt zuständig, für die Einholung einer Gaststätten- oder Alkoholausschankerlaubnis das Ordnungsamt. In jedem Fall sollten jedoch spezifische Informationen eingeholt werden, welche Voraussetzungen zu erfüllen sind, um eine reibungslose Anmeldung der Selbstständigkeit zu gewährleisten.

Die Anmeldung aller Unternehmen muss i. d. R. innerhalb einer Woche nach Gründung bei einer Berufsgenossenschaft erfolgen. Dabei gilt, dass eine Person mehrere Gewerbe mit unterschiedlichen Tätigkeiten anmelden kann. Der erste Weg führt häufig zum Gewerbemeldeamt, dass nach der Anmeldung automatisch eine Reihe von Behörden informiert. Diese Behörden, z. B. das Finanzamt und die Industrie- und Handelskammer, senden Ihnen automatisch die erforderlichen Fragebögen oder Unterlagen zu. Ein Steuerberater kann Ihnen als Ansprechpartner detaillierte Informationen und eine Beratung darüber geben, welche Ämter wann zu kontaktieren sind. Den groben Ablauf mit den wichtigsten Anlaufstellen können Sie in der folgenden Unternehmensgründung-Checkliste nachvollziehen.

Das Unternehmen anmelden – das ist zu erledigen

Anmeldung beim Gewerbeamt

Wie bereits erwähnt, führt für viele Existenzgründer, wie die Gründer eines Einzel- oder Handelsunternehmens und Handwerker, der erste Weg zum Gewerbeamt. Auch für diejenigen, die einen bestehenden Gewerbebetrieb übernehmen, muss eine Anmeldung beim Gewerbeamt erfolgen. Ausgeschlossen von dieser gesetzlichen Verpflichtung sind Freiberufler wie z. B. Rechtsanwälte, Künstler, Ärzte oder Land- und Forstwirte, wenn sie nicht innerhalb einer Rechtsform arbeiten, die die Registrierung voraussetzt. Diese Berufsgruppen müssen sich direkt an das Finanzamt als erste Anlaufstelle wenden.

Das Gewerbeamt gibt die Anmeldung an weitere zuständige Behörden wie die Industrie- und Handelskammer (IHK) weiter, bei der eine Mitgliedschaft für die meisten Gewerbeformen Pflicht ist. Auch das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft und das statistische Landesamt werden informiert. Diese Ämter senden Ihnen anschließend automatisch notwendige Dokumente zu. Das Gewerbeamt ist ebenfalls für die Ummeldung und die Abmeldung des Gewerbes zuständig.

Das Finanzamt: steuerliche Erfassung des Unternehmens

Das Finanzamt ist für die steuerliche Erfassung zuständig und muss über die künftigen steuerlichen und persönlichen Verhältnisse informiert werden. Es sendet die erforderlichen Unterlagen nach der Gewerbeanmeldung von Nebengewerbe oder Einzelunternehmen automatisch an den eingetragenen Gründer. Für Freiberufler hingegen, die sich nicht beim Gewerbeamt anmelden müssen, ist das Finanzamt die erste Adresse bei der Unternehmensgründung. Sie müssen sich spätestens vier Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit schriftlich melden und den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ ausgefüllt einreichen. Innerhalb dieses Fragebogens werden Angaben zu der geplanten Tätigkeit und den kalkulierten Umsätzen und Gewinnen angegeben. Das Finanzamt erteilt dann eine Steuernummer für jede steuerpflichtige natürliche und juristische Person und setzt die erste Steuervorauszahlung fest.

Anmeldung von Mitarbeitern beim Arbeitsamt

Werden bei dem angemeldeten Gewerbe sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter beschäftigt, müssen diese beim Arbeitsamt bzw. der Agentur für Arbeit und den Krankenkassen oder der Rentenversicherung angemeldet werden. Sie erhalten dabei vom Arbeitsamt eine achtziffrige Betriebsnummer, mit der Sie als Arbeitgeber bei der Sozialversicherung identifiziert werden können.

Gesetzlich vorgeschriebene Mitgliedschaften für bestimmte Rechtsformen

Industrie – und Handelskammer (IHK)

Die Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer (IHK) ist für Unternehmen vorgeschrieben – Gewerbetreibende bestimmter Rechtsformen sind automatisch Mitglied. So müssen Handelsunternehmen wie eine GmbH oder eine AG sowie Personengesellschaften wie eine OHG oder KG im Handelsregister erfasst werden. Auch bei einem Gewerbebetrieb von einem bestimmten Umfang ist der Eintrag verpflichtend. Das Register ist dabei in zwei Verzeichnisse unterteilt: Die Abteilung A erfasst natürliche Personen und Personengesellschaften (eingetragene Kaufleute, OHG, und KG), die Abteilung B erfasst Kapitalgesellschaften (GmbH, AG). Kleingewerbe, GbR und Freiberufler müssen nicht im Handelsregister eingetragen sein, eine freiwillige Eintragung ist jedoch möglich.

Die Aufgaben der IHK sind z. B. die Prüfung der Zuverlässigkeit und der finanziellen Grundlagen, wenn das Gewerbe der Erlaubnispflicht unterliegt. Auch gesetzliche Anforderungen wie Umwelt- und Denkmalschutz oder Arbeits- und Gesundheitsschutz der Mitarbeiter werden nachverfolgt.

Handwerkskammer (HWK)

Für Handwerksbetriebe und handwerksähnliche Gewerbe ist die Eintragung in die Handwerkskammer (HWK) bei der Unternehmensgründung statt in der IHK obligatorisch. Sie vertritt die Interessen des Handwerks und nimmt eine beratende, vermittelnde und berichtende Funktion für diese Betriebe ein. Zusätzlich bietet sie ein Weiterbildungs- und Beratungsangebot an. Als eingetragenes Unternehmen sind bestimmte Kosten zu entrichten, um die Existenz zu gewährleisten.

Berufsgenossenschaft

Die Berufsgenossenschaft ist Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und Mitarbeiter. Sie hat die Aufgabe, arbeitsbedingte Gefahren für die Gesundheit zu verhüten und Gesundheitsbeeinträchtigungen z. B. bei einem Arbeitsunfall zu behandeln. Eine Anmeldung und Versicherung muss in jedem Fall von Freiberuflern und Handwerken sowie für Angestellte schriftlich erfolgen. Spätestens eine Woche nach Start muss der Fragebogen angefordert und ausgefüllt mit einer Kopie der Gewerbeanmeldung zurückgesendet werden.

Partnerschaftsregister

Bei der Gründung einer Partnerschaftsgesellschaft (PartGG) muss diese im Partnerschaftsregister verzeichnet werden. Dieser Register wird beim Amtsgericht geführt und umfasst die rechtlichen Verhältnisse der gegründeten Partnerschaft. Die Eintragung erfolgt durch die Anmeldung aller involvierten Partner in notariell beglaubigter Form.

Standeskammer

Die Mitgliedschaft bei der zuständigen Standeskammer ist für bestimmte Freiberufler notwendig, deren Beruf kammerpflichtig ist. Die jeweiligen Kammern reichen dabei von Anwaltskammer bis hin zur Zahnärztekammer und richtet sich hauptsächlich an Selbständige wie Anwälte, Apotheker, Ärzte und Ingenieure. Welche Standeskammer für die Anmeldung der eigenen Selbständigkeit zuständig ist, sollte vor der Existenzgründung geprüft werden. In der unten aufgeführten Unternehmensgründung-Checkliste.

Krankenkasse

Wenn Sie Angestellte beschäftigen, müssen die Mitarbeiter bei der Krankenkasse angemeldet werden. Dabei lohnt sich in vielen Fällen ein Tarifvergleich zwischen gesetzlichen und privaten Versicherungsanbietern. Für die Anmeldung bei der Krankenversicherung ist ebenfalls die Betriebsnummer vom Arbeitsamt notwendig. Die monatlichen Beiträge werden dabei zur Hälfte vom Arbeitgeber gezahlt.

Künstlersozialklasse (KSK)

Die Künstlersozialkasse (KSK) ist eine Versicherung für bestimmte freie Berufe wie z. B. selbständige Künstler und Publizisten. Es handelt sich dabei um eine gesetzliche Sozialversicherung, die für die Berufsgruppe den Zugang zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung gewährleistet.

Rentenversicherung

Die Rentenversicherung ist Teil des Sozialversicherungssystems und dient vor allem der Altersvorsorge der Mitarbeiter. Sie kann durch eine private Vorsorge oder durch die gesetzliche Rentenversicherung vollzogen werden. Einige Berufsgruppen wie Handwerker oder Hebammen sind verpflichtet, in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert zu sein.

Kredit für Selbstständige & Unternehmer

Unternehmensgründung – Checkliste und Übersicht der wichtigsten Formalitäten und Behörden

  • Gewerbeamt: Anmeldung des Unternehmens
  • Finanzamt: Steuerliche Erfassung
  • Arbeitsamt: Anmeldung von Mitarbeitern, Zuteilung der Betriebsnummer
  • Industrie – und Handelskammer (IHK): Anmeldung des Gewerbes
  • Handwerkskammer (HWK): Anmeldung von Handwerkerbetrieben
  • Berufsgenossenschaft: gesetzliche Unfallversicherung
  • Partnerschaftsregister: Eintragung von Partnerschaftsgesellschaften
  • Standeskammer: Registrierung bestimmter Freiberufler
  • Krankenkasse: Anmeldung der Mitarbeiter
  • Künstlersozialklasse (KSK): Sozialversicherung für bestimmte freie Berufe
  • Altersvorsorge der Mitarbeiter

Weitere wichtige Behörden für Existenzgründer

  • Patentamt: Patente, Marken und Muster schützen
  • Bauamt: Bauliche Veränderungen, Beschilderung
  • Gewerbeaufsicht: Prüfung betrieblicher Gegebenheiten
  • Ordnungsamt, Gesundheitsamt: Gaststättenerlaubnis, Alkoholausschank
  • Versorgungswerke: Altersvorsorge von Freiberuflern