Gehaltsabrechnung erstellen – so geht’s richtig
Um eine rechtlich gültige Gehaltsabrechnung zu erstellen, müssen nach § 108 der Entgeltrichtlinie folgende Kriterien berücksichtigt werden.
Eine Gehaltsabrechnung korrekt zu erstellen erfordert Fachwissen im Bereich der Lohnabrechnung und eine zuverlässige Software, deren Funktionalität auf die Anforderungen der Branche ausgerichtet ist. Nur auf diesem Weg können Unternehmen die zahlreichen Anforderungen erfüllen und eine korrekte Gehaltsabrechnung erstellen. Vor allem kleine Unternehmen vergeben die Abrechnung meist an externe Dienstleister.
Gehaltsabrechnung erstellen – eine korrekte Datenbasis ist wichtig
Der Mitarbeiter hat das Anrecht auf eine monatlich erstellte schriftliche Abrechnung. Diese weist neben dem Lohn und den Abgaben noch eine Vielzahl zusätzlicher Informationen auf. Um eine Gehaltsabrechnung zu erstellen, müssen all diese Daten berücksichtigt werden. Zum Teil handelt es sich um dauerhaft gleichbleibende Daten; teilweise müssen die Informationen jeden Monat, kurz bevor die Abrechnung zu erstellen ist, neu erfasst und auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Zur Erleichterung der Datenpflege werden alle benötigten Datensätze in vier Gruppen zusammengefasst. Diese beinhalten alle für die Abrechnung nötigen und gesetzlich auf der Gehaltsbescheinigung aufzuführenden Informationen.
- Allgemeine Daten verändern sich selten und beinhalten betrieblich übergreifende Daten wie Beitragssätze der Sozialversicherungsträger, Steuerformel oder Berufsgenossenschaftsbeiträge sowie gesetzliche Regelungen.
- Betriebsstammdaten ändern sich selten und beinhalten die Firma, Anschrift, Bankverbindung, Betriebs- und Steuernummer und Mitgliedsnummer des Unfallversicherungsträgers.
- Mitarbeiterstammdaten unterliegen immer wieder Änderungen. Um eine korrekte Gehaltsabrechnung zu erstellen, müssen sie regelmäßig überprüft werden.
- Bewegungsdaten verändern sich oft monatlich und enthalten die geleisteten Arbeitsstunden, Urlaubs- und Fehltage, Sonderzahlungen, Zuschläge, Vorschüsse, Abschläge sowie Unterbrechungszeiträume.
Die korrekte Pflege der genannten Daten ist unverzichtbar. Vor allem die Bewegungsdaten enthalten für den Mitarbeiter wichtige Bestandteile, die bei der Verwendung fehlerhafter Informationen Auswirkungen auf das Gehalt zeigen. Dies dient nicht unbedingt der Mitarbeiterzufriedenheit und dem Vertrauen zum Arbeitgeber.