Productivity-Tools: Helferlein für den Büroalltag
Wer kennt es nicht: Der Schreibtisch ist vor lauter Post-its und ToDo-Zettelchen kaum mehr zu erkennen, das E-Mail-Postfach quillt über und der Scanner streikt mal wieder – Der Büroalltag kann manchmal ziemlich stressig sein. Oft sind es die kleinen Dinge im modernen Arbeitsleben, bei denen wir uns verzetteln und die dazu führen können den Blick für das Wesentliche zu verlieren. Das wirkt sich nicht nur negativ auf unsere Motivation aus, sondern auch auf die Arbeitsleistung. Zum Glück gibt es einige Büro-Tools, auch Productivity-Tools genannt, die uns den Büroalltag vereinfachen können und dabei helfen unsere Zeit wieder produktiver zu nutzen. Einige digitale Helferlein für die verschiedensten Bereiche werden im folgenden Beitrag vorgestellt.
Evernote
Evernote macht Ihre To-Do-Listen und Notizen papierlos. Mit der Anwendung können Sie jeden Gedanken ganz schnell und einfach festhalten. Notizen kann man mittlerweile mithilfe vieler verschiedener Programme festhalten und manch einer wird sich jetzt vielleicht fragen, warum man für diesen Dienst Geld bezahlen sollte. Doch Evernote kann viel mehr, als nur klassische Textnotizen speichern. Die Notizen können beliebig um weitere Dateien, wie PDFs, Bilder, Office-Dokumente und Audios ergänzt werden. Evernote bietet sogar eine eigene Aufnahmefunktion zu diesem Zweck. Außerdem lassen sich ganz einfach To-Do Listen erstellen, die mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Besonders praktisch: Die Inhalte sind durchsuchbar. Die Suche findet sogar Text in Fotos und handschriftlichen Notizen. Natürlich lassen sich die Notizen auch als Favoriten speichern, so dass man einen besonders schnellen Zugriff auf sie hat. Evernote eignet sich zudem auch für die Zusammenarbeit mit anderen Personen, da man die Notiz auch zum gemeinsamen Bearbeiten freigeben kann.
Eine weitere praktische Funktion, für all diejenigen, die drohen in ihrer Email-Flut unterzugehen, ist das Evernote-Postfach. Jeder Evernote-Account hat seine eigene E-Mail-Adresse, an die man wichtige oder interessante E-Mails weiterleiten kann. So kann man diese später leicht wiederfinden. Nützlich ist beispielsweise auch, alle abonnierten Newsletter direkt an den Evernote-Account zu schicken, damit diese nicht das regulär genutzte E-Mail-Postfach verstopfen.
Alle gespeicherten Webinhalte oder bearbeiten bzw. gescannten Fotos werden dann automatisch im eigenen Evernote-Account gespeichert. Somit ist Evernote der Allrounder unter den Büro-Tools, denn in Kombination mit den folgenden Helferlein haben Sie bald nicht nur ein papierloses Büro, sondern können auch Ihre Produktivität wieder um ein Vielfaches steigern.
Dokumenten-Scanner
Dokumenten-Scanner können Ihnen den Büroalltag vereinfachen. Neben der oben genannten App Scannable gibt es noch dutzende weitere Anbieter, wie Scanbot, Prizmo oder Genius Scan, die alle das gleiche anbieten: Scannen via Handy- oder Tabletkamera. In den teilweise kostenpflichtigen Pro-Versionen verfügen die meisten Scanner-Apps zudem über eine Texterkennungs-Funktion. Das bedeutet sie können die als PDF gespeicherten Scans hinterher bearbeiten und durchsuchen. Außerdem lassen sich mit manchen Apps sogar gescannte Visitenkarten automatisch in das Adressbuch des Smartphones übertragen. Natürlich kann man die gescannten Dokumente anschließend direkt verschicken oder beispielsweise in die Cloud laden, was uns zum nächsten Productivity-Tool führt.
Cloud-Dienste
Clouds sind aus dem modernen Büroalltag nicht mehr weg zu denken. Niemand kann sich mehr vorstellen seine Daten nur lokal zu speichern, heutzutage braucht man von jedem Ort und zu jeder Zeit Zugriff auf alle Daten. Dies wird durch Cloud-Dienste, wie Google Drive oder Dropbox, ermöglicht. So erhalten nicht nur Sie jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente, sondern auch Ihre Kollegen, wenn Sie diese dafür freischalten. Programme, wie Boxcryptor, helfen Ihnen dabei die Dateien sicher zu verschlüsseln. Apropos Verschlüsselung: Der Büroarbeiter von heute muss sich unzählig viele verschiedene Passwörter und Zugangsdaten merken, da kommt man schnell durcheinander. Vor allem, wenn man noch alle paar Monate dazu aufgefordert wird das Passwort zu ändern und es mindesten 20 Zeichen lang sein soll, 4 verschiedene Sonderzeichen enthalten muss, 5 Zahlen sowie Groß- und Kleinbuchstaben. Der Dienst LastPass ermöglicht das Speichern der ganzen verschiedenen Nutzernamen und dazugehörigen Passwörtern. Die gespeicherten Daten sind nach Eingabe eines Master-Passworts einsehbar, dieses müssen Sie sich allerdings selber merken.