Gründungsratgeber
Productivity-Tools

Productivity-Tools: Helferlein für den Büroalltag

Veröffentlicht am 27 Jul 2017

Wer kennt es nicht: Der Schreibtisch ist vor lauter Post-its und ToDo-Zettelchen kaum mehr zu erkennen, das E-Mail-Postfach quillt über und der Scanner streikt mal wieder – Der Büroalltag kann manchmal ziemlich stressig sein. Oft sind es die kleinen Dinge im modernen Arbeitsleben, bei denen wir uns verzetteln und die dazu führen können den Blick für das Wesentliche zu verlieren. Das wirkt sich nicht nur negativ auf unsere Motivation aus, sondern auch auf die Arbeitsleistung. Zum Glück gibt es einige Büro-Tools, auch Productivity-Tools genannt, die uns den Büroalltag vereinfachen können und dabei helfen unsere Zeit wieder produktiver zu nutzen. Einige digitale Helferlein für die verschiedensten Bereiche werden im folgenden Beitrag vorgestellt.

Evernote

Evernote macht Ihre To-Do-Listen und Notizen papierlos. Mit der Anwendung können Sie jeden Gedanken ganz schnell und einfach festhalten. Notizen kann man mittlerweile mithilfe vieler verschiedener Programme festhalten und manch einer wird sich jetzt vielleicht fragen, warum man für diesen Dienst Geld bezahlen sollte. Doch Evernote kann viel mehr, als nur klassische Textnotizen speichern. Die Notizen können beliebig um weitere Dateien, wie PDFs, Bilder, Office-Dokumente und Audios ergänzt werden. Evernote bietet sogar eine eigene Aufnahmefunktion zu diesem Zweck. Außerdem lassen sich ganz einfach To-Do Listen erstellen, die mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Besonders praktisch: Die Inhalte sind durchsuchbar. Die Suche findet sogar Text in Fotos und handschriftlichen Notizen. Natürlich lassen sich die Notizen auch als Favoriten speichern, so dass man einen besonders schnellen Zugriff auf sie hat. Evernote eignet sich zudem auch für die Zusammenarbeit mit anderen Personen, da man die Notiz auch zum gemeinsamen Bearbeiten freigeben kann.

Eine weitere praktische Funktion, für all diejenigen, die drohen in ihrer Email-Flut unterzugehen, ist das Evernote-Postfach. Jeder Evernote-Account hat seine eigene E-Mail-Adresse, an die man wichtige oder interessante E-Mails weiterleiten kann. So kann man diese später leicht wiederfinden. Nützlich ist beispielsweise auch, alle abonnierten Newsletter direkt an den Evernote-Account zu schicken, damit diese nicht das regulär genutzte E-Mail-Postfach verstopfen.

Evernote arbeitet zudem mit einigen Drittanbietern zusammen und bietet so weitere Funktionen separat an, um dem Nutzer ergänzend sinnvolle Features anbieten zu können.
  • Der Evernote Webclipper ist ein Browser Add-on mit dem sich Webseiteninhalte ganz oder teilweise, wie gewünscht, abspeichern lassen.
  • Mit dem Programm Skitch kann man Fotos oder Screenshots bearbeiten indem man beispielsweise Skizzen freihändig oder in Form von Texten hinzufügen kann.
  • Mit der App Scannable lassen sich Dokumente ganz einfach, beispielsweise per Handykamera, einscannen. Die App erkennt das Dokument und bereinigt das Bild so weit, dass das Ergebnis aussieht, wie ein gewöhnlicher Scan.

Alle gespeicherten Webinhalte oder bearbeiten bzw. gescannten Fotos werden dann automatisch im eigenen Evernote-Account gespeichert. Somit ist Evernote der Allrounder unter den Büro-Tools, denn in Kombination mit den folgenden Helferlein haben Sie bald nicht nur ein papierloses Büro, sondern können auch Ihre Produktivität wieder um ein Vielfaches steigern.

Dokumenten-Scanner

Dokumenten-Scanner können Ihnen den Büroalltag vereinfachen. Neben der oben genannten App Scannable gibt es noch dutzende weitere Anbieter, wie Scanbot, Prizmo oder Genius Scan, die alle das gleiche anbieten: Scannen via Handy- oder Tabletkamera. In den teilweise kostenpflichtigen Pro-Versionen verfügen die meisten Scanner-Apps zudem über eine Texterkennungs-Funktion. Das bedeutet sie können die als PDF gespeicherten Scans hinterher bearbeiten und durchsuchen. Außerdem lassen sich mit manchen Apps sogar gescannte Visitenkarten automatisch in das Adressbuch des Smartphones übertragen. Natürlich kann man die gescannten Dokumente anschließend direkt verschicken oder beispielsweise in die Cloud laden, was uns zum nächsten Productivity-Tool führt.

Cloud-Dienste

Clouds sind aus dem modernen Büroalltag nicht mehr weg zu denken. Niemand kann sich mehr vorstellen seine Daten nur lokal zu speichern, heutzutage braucht man von jedem Ort und zu jeder Zeit Zugriff auf alle Daten. Dies wird durch Cloud-Dienste, wie Google Drive oder Dropbox, ermöglicht. So erhalten nicht nur Sie jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente, sondern auch Ihre Kollegen, wenn Sie diese dafür freischalten. Programme, wie Boxcryptor, helfen Ihnen dabei die Dateien sicher zu verschlüsseln. Apropos Verschlüsselung: Der Büroarbeiter von heute muss sich unzählig viele verschiedene Passwörter und Zugangsdaten merken, da kommt man schnell durcheinander. Vor allem, wenn man noch alle paar Monate dazu aufgefordert wird das Passwort zu ändern und es mindesten 20 Zeichen lang sein soll, 4 verschiedene Sonderzeichen enthalten muss, 5 Zahlen sowie Groß- und Kleinbuchstaben. Der Dienst LastPass ermöglicht das Speichern der ganzen verschiedenen Nutzernamen und dazugehörigen Passwörtern. Die gespeicherten Daten sind nach Eingabe eines Master-Passworts einsehbar, dieses müssen Sie sich allerdings selber merken.

Kredit für Selbstständige & Unternehmer

Papierloses Büro dank Dropscan

Fast nichts mindert unsere Produktivität so sehr, wie Papierkram. Vor allem das Sortieren, Öffnen und gegebenenfalls Digitalisieren von Post raubt uns kostbare Zeit. Dropscan ist ein digitaler Briefkasten, an den Sie Ihre Post weiterleiten können und das perfekte Productivity-Tool für Ihren Büroalltag. Jeder Kunde erhält eine eigene reale Postadresse, an die er seine Post schicken lassen kann. Die ungeöffneten Umschläge werden von Dropscan gescannt und Sie können die Umschläge online einsehen. Dann können Sie entscheiden, was mit den einzelnen Sendungen geschehen soll. Unwichtige Post können Sie beispielsweise direkt kostenlos und datenschutzgerecht vernichten lassen. Wichtige Unterlagen, die Sie in Papierform benötigen, können Sie sich zu einem selbst gewählten Zeitpunkt zuschicken lassen. Alle anderen Briefe können Sie von Dropscan öffnen und scannen lassen, so dass Sie Ihnen innerhalb eines Tages digital als PDF in Ihrem Dropscan-Konto zur Verfügung stehen. Ihre Post wird nach 14 Tagen automatisch archiviert, so lange bis Sie angeben was mit den Sendungen geschehen soll. Daher geht auch bei längerer Abwesenheit nichts verloren.

Noch mehr Papier sparen mit fax.de
Ebenso, wie Briefe, sind Faxe zeit- und nervenraubend. fax.de schafft in dem Fall Abhilfe, indem Sie Faxe ganz einfach über das Internet verschicken und auch empfangen können. Der Dienst verhilft Ihnen somit ganz leicht zu einem papierlosen Büro. Sogar Briefe und SMS können Sie ganz leicht mithilfe von fax.de versenden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie die empfangenen Faxe direkt in digitaler Form vorliegen haben und Sie dort beispielsweise durchsuchen können oder direkt per Mail weiterleiten können, sowie in die Cloud laden können.

 

Einfach interne Kommunikation via Slack

Das Chat-Programm Slack ist ideal zur Kommunikation innerhalb des Unternehmens geeignet. Anstatt immer eine Mail zu verfassen kann man einen Kollegen einfach „anslacken“. Zudem lassen sich beliebig viele Chaträume, „Channels“, zu den verschiedensten Themen einrichten. Wer dem Channel beitreten darf lässt sich individuell festlegen. Mit Slack kann man jedoch nicht nur Textnachrichten austauschen, sondern auch Dateien versenden. Nachrichten und Anhänge lassen sich anschließend einfach durchsuchen so, dass man sie immer wieder findet.

Doch nicht nur die effiziente Kommunikation im Unternehmen ist schwierig, ebenso häufig stellt auch die Terminfindung beispielsweise für Meetings ein Problem dar. Slack kann in dem Fall zwar auch eine Hilfe sein in dem man einfach einen Channel gründet, in den jeder schreibt, wann er Zeit hätte, jedoch ist doodle noch besser dafür geeignet. Bei doodle kann man ganz einfach kostenlos eine Terminumfrage erstellen. Zunächst gibt man einen Titel ein und fügt optional einen Ort hinzu, wo beispielsweise das Meeting stattfinden soll. Anschließend kann man per Mausklick in einem Kalender alle Tage auswählen die in der Termin-Abstimmung zur Wahl stehen sollen. Danach kann man für die jeweiligen Tage bis zu drei verschiedene Uhrzeiten angeben. Zum Schluss können Sie noch festlegen, welche Antworttypen für die Teilnehmer zur Wahl stehen sollen. Ob die Teilnehmer beispielsweise mehrere Termine auswählen können, ob sie die Antworten der anderen sehen dürfen, ob die Antwortmöglichkeiten „Ja“, „Nein“ und „Wenn es sein muss“ zusätzlich zur Wahl stehen sollen und ob es eine Teilnehmerbegrenzung geben soll. Nach der Fertigstellung Ihrer Wunschumfrage erhalten Sie sofort einen Direkt-Link zur Umfrage, den Sie dann an Ihre Kollegen weiterleiten können.

 

FastBill vereinfacht die Buchführung

Mithilfe der FastBill-Software können Selbstständige ganz einfach und schnell Rechnungen erstellen, verwalten und Belege erfassen. Durch die dazugehörige Smartphone-App hat man auch von unterwegs aus immer einen umfassenden Überblick über noch offene Rechnungen und die letzten Umsätze.

Besonders praktisch:
Mit nur einem Klick lassen sich die Zahlungsbewegungen direkt an den Steuerberater verschicken.

FastBill hilft Selbstständigen dabei unkompliziert Rechnungen zu erstellen und direkt zu verschicken. Anschließend werden diese direkt gespeichert und als beglichen markiert, sobald Sie die Zahlung erhalten. Dies ist dank der Anbindung Ihres Bankkontos möglich. Außerdem lassen sich mit FastBill auch Belege ganz einfach, dank integrierter Scanner-Funktion, erfassen und gehen so nie mehr verloren. Im Dashboard lassen sich zudem ganz einfach die Umsätze der vergangenen Monate ablesen und vergleichen. So behalten Sie immer die Kontrolle über die Ausgaben und Einnahmen Ihres Unternehmens.

 

Produktivitätssteigernde Musik

Die richtige Musik kann ebenfalls ein Productivity-Tool sein. Mehrere Anbieter, wie Focus@Will oder Brain.fm, werben damit, dass sich mit Ihrer Musik die Produktivität steigern lässt. Forscher haben herausgefunden, dass es für jeden Persönlichkeitstyp eine bestimmte Musik gibt, die den Geist in einen fokussierten und konzentrierten Zustand versetzt. Eine künstliche Intelligenz stellt einem passende neurowissenschaftlich gestützte Musiktitel zusammen, die beim Hören die Produktivität steigern sollen. Wem das zu ausgefallen ist, der kann auch auf den Web-Dienst Noizio zurückgreifen. Dort werden Ambiente- und Naturgeräusche zu Verfügung gestellt, die ebenfalls die Entspannung fördern und die Konzentration steigern können. Zur Wahl stehen beispielsweise ein knisterndes Lagerfeuer, Kaffeehaus-Atmosphäre, Walgesänge, ein kräftiger Regenschauer mit Gewitter oder klassisches Meeresrauschen.